From Manager
To Leader

פרק 24 – איך נותנים פידבק אפקטיבי לעובדים: חמישה עקרונות למנהלים שרוצים לעשות את זה נכון

מה זה פידבק אפקטיבי לעובדים ולמה זה קריטי למנהלים

אם אתם מתחלחלים מהמילה ׳משוב׳ אתם צודקים

והפרק הזה ישנה את כל מה שחשבתם על פידבק

כי פידבק יכול להראות לנו את השבילים לצמיחה שאנחנו לא רואים

את ההזדמנויות שיש ולא ראינו

ועובדים רוצים לקבל פידבק, רק צריך לעשות את נכון!

בואו לשמוע איך בונים תהליך פרקטי ואיכותי, מתמודדים עם התנגדויות ורגשות

ופורצים את הדרך אל תוצאות מדהימות באמצעות הכלי העוצמתי הזה

למי מתאים הפרק? הפרק מיועד למנהלות ומנהלים בהייטק שמרגישים אי נוחות סביב מתן פידבק אפקטיבי לעובדים, בין אם מדובר בשיחות יומיומיות ובין אם בתהליכי Performance Review חצי שנתיים. מי שמאזין ירוויח כלים פרקטיים להפוך את הפידבק מתהליך בירוקרטי מעיק לכלי מנהיגותי יומיומי שמגביר מוטיבציה ומחוברות.

שש תובנות על מתן פידבק נכון מפרק עשרים וארבע של הפודקאסט

  • פידבק אפקטיבי לעובדים מגביר מוטיבציה פי 3.6 לפי מחקר Gallup מינואר 2024, כשהוא ניתן באופן תדיר ומשמעותי במהלך השבוע
  • הסיבה האמיתית שמנהלים נמנעים מפידבק היא לא עומס או חוסר זמן, אלא פחד עמוק לפגוע בעובדים, להוריד מוטיבציה ולהרוס יחסים
  • פידבק משמעותי הוא תדיר, קרוב לאירוע, צופה פני עתיד (Feed Forward) וניתן לגופו של עניין ולא לגופו של אדם
  • כמו ילד שמחפש את עיני ההורים אחרי נפילה כדי להבין מה קרה, עובדים יודעים אם הם עושים טוב רק דרך הפידבק שהם מקבלים מהסביבה
  • אי מתן פידבק כלל היא הדרך הכי בטוחה להרוג מוטיבציה, כי אנשים נשארים לבד עם הפרשנות של המוח שלהם ועם תחושת בדידות
  • הכנה לשיחת פידבק חצי שנתית כוללת מיפוי הפרויקטים המשמעותיים ביותר של העובד וחיבור התרומה שלו ליעדי הצוות והחברה

שאלות נפוצות על פידבק אפקטיבי לעובדים בסביבת עבודה ישראלית

מה זה פידבק אפקטיבי ובמה הוא שונה ממשוב רגיל?

פידבק אפקטיבי הוא תהליך תקשורתי תדיר וממוקד שמתרחש בסמוך לאירוע, בניגוד למשוב שנתי בירוקרטי שחוזר על עצמו בלי השפעה אמיתית. ההבדל המרכזי הוא בארבעה מאפיינים: תדירות גבוהה (יומי או שבועי ולא שנתי), קרבה לאירוע (לא חודשים אחרי), מבט צופה פני עתיד (Feed Forward) במקום התמקדות בעבר, והתייחסות להתנהגות ספציפית ולא לאופי האדם. כשפידבק ניתן כך, הוא הופך מחוויה שלילית לכלי פיתוח אמיתי. מחקר Gallup מינואר 2024 מאשש את זה: עובדים שמקבלים פידבק משמעותי במהלך השבוע מדווחים על מחוברות גבוהה משמעותית וסיכוי גבוה פי 3.6 למוטיבציה לביצועים יוצאי דופן.

למה מנהלים מפחדים לתת פידבק לעובדים?

הסיבה המרכזית היא לא עומס או חוסר זמן, כפי שרבים חושבים. הסיבה האמיתית היא פחד עמוק ואנושי: מנהלים חוששים לפגוע בעובדים שלהם, להוריד להם את המוטיבציה, להרוס את מערכת היחסים או להוריד את הביטחון העצמי. יש גם חשש מהתגובה של העובד, מעימות או מביקורת שתחזור אליהם. החשש הזה מושרש בחוויות שכולנו צברנו מילדות, בחברה ביקורתית ושיפוטית שמעמידה אותנו למבחן. התוצאה היא שמנהלים רבים דוחים את הפידבק, נותנים אותו רק פעם בשנה בתהליך ארגוני כפוי, או מצליחים להתחמק לגמרי. ההימנעות הזו דווקא פוגעת יותר מהפידבק עצמו.

כמה פעמים צריך לתת פידבק לעובדים?

הגישה המומלצת היא לתת פידבק בשני מעגלים: פידבק יומי או שבועי כחלק טבעי מהשגרה, ופידבק מקיף (חצי שנתי או רבעוני) כאירוע מובנה. ככל שהמרווח בין פידבק לפידבק קצר יותר, כך התהליך קל ואפקטיבי יותר. מחקר Gallup מצא ש-80% מהעובדים שמקבלים פידבק משמעותי במהלך השבוע מדווחים על מחוברות גבוהה. פידבק יומי לא חייב להיות שיחה ארוכה או טקסית. זה יכול להיות משפט קצר אחרי ישיבה, הערה ממוקדת על משימה, או שיחה של שלוש דקות ב-One-on-One. מה שחשוב הוא שהפידבק קרוב לאירוע וספציפי, כי אז העובד יכול לקשר בין ההתנהגות לתוצאה ולפעול בהתאם.

איך נותנים פידבק שלילי בלי לפגוע בעובד?

המפתח הוא להפריד בין ההתנהגות לבין האדם. פידבק אפקטיבי מתייחס לגופו של עניין, לא לגופו של אדם. במקום להגיד 'אתה לא מספיק יסודי', אפשר להגיד 'בדוח הזה חסרים שלושה פרטים שהיו משנים את ההמלצה'. הבידול הזה קריטי כי הוא מאפשר לעובד לשמוע את הפידבק בלי להרגיש מותקף. בנוסף, חשוב לאמץ גישת Feed Forward: להסתכל קדימה ולדבר על מה אפשר לעשות אחרת בפעם הבאה, במקום לנתח את הכישלון שכבר קרה. כשעובד מרגיש שהפידבק מגיע ממקום של רצון אמיתי לעזור לו לצמוח ולהתפתח, ולא ממקום שיפוטי, הסיכוי שהוא יקבל את הפידבק ויפעל לפיו גדל משמעותית.

איך מתכוננים לשיחת פידבק חצי שנתית עם עובד?

ההכנה לשיחת פידבק חצי שנתית דורשת מודעות ותכנון. הצעד הראשון הוא לרשום את הפרויקטים והמשימות המשמעותיות ביותר שהעובד ביצע בתקופה. אלה צריכים לשקף את התרומה הייחודית של העובד לחברה ואת רמת הביצועים שלו. לכל פרויקט כדאי לזהות מה הלך טוב, מה ניתן לשפר ומה העובד למד. חשוב לחבר את התפתחות העובד ליעדי הצוות והחברה, כדי שהפידבק לא יהיה תלוש אלא בעל משמעות עסקית. ההכנה כוללת גם חשיבה על כיוון ההתפתחות: לאן רוצים שהעובד יגדל, אילו יכולות חדשות כדאי שירכוש, ואיך אפשר לתמוך בו. כשמגיעים מוכנים עם דוגמאות קונקרטיות ומבט קדימה, השיחה הופכת ממשוב בירוקרטי לשיחה מקדמת.

מה קורה כשמנהל לא נותן פידבק בכלל?

אי מתן פידבק היא הדרך הכי בטוחה להרוג מוטיבציה של עובדים. כשעובד לא מקבל פידבק, הוא נשאר לבד עם המחשבות שלו, עם הפרשנויות של המוח ועם תחושת בדידות עמוקה. אין לו דרך לדעת אם מה שהוא עושה עונה על הציפיות, כמו ילד שנופל ומחפש את עיני ההורים כדי להבין מה קרה. בלי פידבק, עובדים לא יודעים אם הם בכיוון הנכון, והם ממלאים את החלל בחששות ובפרשנויות שליליות. זה גם פוגע ביכולת לצמוח, כי המוח פועל בתבניות אוטומטיות ויש לנו אזורים עיוורים שאנחנו לא מודעים אליהם. פידבק מאפשר לראות את מה שבדרך כלל לא רואים ולהתפתח מעבר לתבנית המוכרת.

האם שיטת הסנדוויץ' בפידבק עובדת?

שיטת הסנדוויץ', שבה עוטפים ביקורת בין שני מחמאות, היא גישה שנחשבת מיושנת ולא אפקטיבית. הבעיה המרכזית היא שעובדים מהר מאוד לומדים לזהות את התבנית, ואז הם מפסיקים להקשיב למחמאות כי הם יודעים שהביקורת בדרך. זה גם יוצר חוסר אמון: העובד לא יודע מתי המנהל באמת מתכוון למה שהוא אומר. הגישה האפקטיבית יותר היא פידבק ישיר, כנה וממוקד בהתנהגות. במקום לעטוף, עדיף להיות ספציפי ולדבר על מה קרה ומה אפשר לעשות אחרת. כשיש מערכת יחסים מבוססת אמון, פידבק ישיר מתקבל הרבה יותר טוב מכל טכניקת עטיפה. המפתח הוא תדירות: כשנותנים פידבק חיובי באופן שוטף, אין צורך 'לאזן' כשנותנים פידבק מתקן.

מה ההבדל בין פידבק לבין Feed Forward?

פידבק מסורתי מתמקד במה שקרה בעבר: מה עשית, מה היה טוב ומה היה פחות. Feed Forward הוא גישה שמסיטה את המיקוד קדימה: מה אפשר לעשות אחרת בפעם הבאה, אילו כלים או התנהגויות יעזרו לשפר ביצועים, ולאן רוצים להגיע. היתרון של Feed Forward הוא שהוא מפחית את ההתנגדות הטבעית שמתעוררת כשמדברים על שגיאות עבר. במקום שהעובד ירגיש שהוא נשפט על מה שכבר עשה ולא יכול לשנות, הוא מרגיש שמשקיעים בו ורוצים לעזור לו לצמוח. הגישה הזו מתאימה במיוחד לעולם ההייטק הדינמי, שבו היכולת להסתגל ולהשתפר מהר חשובה יותר מניתוח כישלונות. שילוב של שתי הגישות, הבנת מה קרה ותכנון מה הלאה, מייצר את הפידבק האפקטיבי ביותר.

איך נותנים פידבק שלילי לעובד?

מתן פידבק שלילי, או מתקן, לעובד דורש הכנה ומודעות. הכלל המרכזי הוא להפריד בין ההתנהגות לבין האדם: לדבר על מה שקרה (המעשה, המשימה, התוצאה) ולא על מי שעשה את זה (האופי, הכישרון, הערך). למשל, במקום 'אתה לא מספיק אחראי' אפשר להגיד 'בפרויקט X, הדדליין עבר בלי עדכון מראש, ואני רוצה שנחשוב איך למנוע את זה בפעם הבאה'. חשוב שהפידבק יינתן קרוב ככל האפשר לאירוע, לא שבועות אחרי. גישת Feed Forward עוזרת: במקום לנתח את הכישלון, להסתכל קדימה ולדבר על מה אפשר לעשות אחרת. כשהעובד מרגיש שהמנהל רוצה לעזור לו לצמוח ולא לשפוט אותו, הוא פתוח יותר לשמוע.

שיטת הסנדוויץ' פידבק

שיטת הסנדוויץ' בפידבק היא טכניקה שבה עוטפים ביקורת בין שתי מחמאות: פותחים בדבר חיובי, אומרים את הביקורת, ומסיימים בחיובי. השיטה פופולרית כי היא מרגישה 'בטוחה', אבל מחקרים ותרגול מראים שהיא לא אפקטיבית. עובדים לומדים מהר לזהות את התבנית ומפסיקים לסמוך על המחמאות. הביקורת הופכת ל'סנדוויץ" שכולם מזהים, מה שפוגע באמון. הגישה המומלצת כיום היא פידבק ישיר וכנה, שמתמקד בהתנהגות ספציפית ומציע כיוון לשיפור. כשיש יחסי אמון ופידבק חיובי ניתן באופן שוטף, אין צורך בטכניקות עטיפה. מנהלים שעוברים מסנדוויץ' לפידבק ישיר מדווחים שהשיחות נהיות קצרות יותר, אפקטיביות יותר ואמינות יותר.

תדירות פידבק לעובדים

מחקר של Gallup מינואר 2024 מראה ש-80% מהעובדים שמקבלים פידבק משמעותי במהלך השבוע מדווחים על מחוברות גבוהה לעבודה. עובדים שמקבלים פידבק יומי ומשמעותי מהמנהל שלהם הם בעלי סיכוי גבוה פי 3.6 להיות מוטיבציה גבוהה לביצועים יוצאי דופן. הגישה המומלצת היא שני מעגלים: פידבק יומי או שבועי קצר וממוקד כחלק מהשגרה (בישיבות, ב-One-on-One, אחרי מצגות) ופידבק מקיף חצי שנתי או רבעוני כאירוע מובנה. ככל שהמרווח בין מפגשי פידבק קצר יותר, כך כל שיחה קלה יותר כי יש פחות מה לצבור. פידבק שנתי בלבד כמעט תמיד נכשל כי הוא רחוק מדי מהאירועים ומרגיש בירוקרטי.

איך להתכונן לשיחת הערכת עובד?

הכנה לשיחת הערכה (Performance Review) כוללת כמה שלבים מובנים. ראשית, יש לרשום את הפרויקטים והמשימות המשמעותיות ביותר שהעובד ביצע בתקופה, כאלה שמשקפים את התרומה הייחודית שלו לחברה. לכל פרויקט כדאי לתעד דוגמאות קונקרטיות: מה הלך טוב, מה אפשר לשפר, מה העובד למד. שנית, חשוב לחבר את ההתפתחות של העובד ליעדי הצוות והחברה, כדי שהשיחה תהיה בעלת משמעות עסקית ולא רק אישית. שלישית, להכין כיוון Feed Forward: לאן רוצים שהעובד יגדל, אילו יכולות כדאי שירכוש ואיך אפשר לתמוך בו. רביעית, לבקש מהעובד להכין הערכה עצמית מראש, כך שהשיחה תהיה דו-כיוונית. שיחה מוכנה ומבוססת דוגמאות מרגישה אחרת לגמרי משיחה כללית ומעורפלת.

מקורות נוספים

נהניתם מהפרק?

עקבו אחרי לעוד תוכן על מנהיגות והתפתחות בהייטק

תמלול מלא

למה פידבק הוא כל כך מאיים ולמה אנחנו בכלל צריכים אותו

היי, אתם מאזינים לפודקאסט From Manager to Leader, הפודקאסט למנהלים שרוצים לעשות את קפיצת המדרגה, אל הובלת החיים, הקריירה והאנשים שלהם להצלחה והגשמה בעזרת כלים מעולמות הפיתוח, הפסיכולוגיה והתודעה. אני טוני ערד פליק, מנחת הפודקאסט הזה, מנטורית ומלווה מנהלים, מנהלת פיתוח בכירה עם ניסיון של למעלה משני עשורים בהייטק, מרצה ומנחת קבוצות של מכון אדלר ובעיקר סקרנית ולמדנית נצחית. אם אתם מנהלים שרוצים להתקדם, להשפיע ולייצר הצלחות, וגם לחיות את החיים האלה בטוב, למצוא את האיזון וליהנות מהדרך, הגעתם למקום הנכון.

היי, אנשים יקרים. כל פעם שאני מנחה סדנת מנהלים, אני נתקדת בחלחלה העמוקה שלהם, כשהם שומעים את המילה משוב. אני פוגשת הרבה מאוד מנהלים שמוטשים לגמרי כבר מתהליכי המשוב הארגונים, כי באמת מדובר בתהליכים בירוקרטיים, רפטטיביים, חוזרים על עצמם כל שנה או כל חצי שנה, ולדעתי הם מחמיצים את מהות התהליך, ולכן קשה לחזור עליהם שוב ושוב. אז בפרק הזה אני רוצה לספר לכם שאחרי סדנאות פידבק, כשאני מעבירה בארגונים, מנהלים חושבים על זה לגמרי אחרת, והם מתחילים להשתמש בפידבק ככלי שבשגרה. הם מקבלים את הכלים האלה ומבינים שזאת מתנה מאוד מאוד גדולה, כשעושים את זה נכון. אז נתחיל להחליף את המילה משוב במילה פידבק, כי זה כבר מייצר הרבה יותר כלילות, ואני גם אוהבת את פיד פורוורד, כי המטרה היא באמת להסתכל קדימה.

אז בואו נדבר רגע על ההתנגדות, כי אחרי הרבה שנים בהובלת קבוצות פיתוח, ההתנגדות הזאת לגמרי מובנת וברוראלי. אנחנו כולנו גדלנו בחברה מאוד ביקורתית ושיפוטית, שמעמידה אותנו למבחן כל הזמן. ולהרבה מאיתנו נצרבו המון חוויות לא נעימות ממשובים שקיבלנו, זה בעצם התחיל בילדות שלנו וממשיך לאורך כל החיים. זה גם נוגע באופן עמוק לתחושת השייכות שלנו, כי אנחנו רוצים להועיל ואנחנו רוצים לתרום כמו שמצפים איתנו, כדי שנוכל להרגיש שייכים. אבל אנחנו גם רוצים להיות מי שאנחנו, ולא להיות מישהו אחר. מחקרים רואים שמנהלים שונאים נותנת פידבק, ואולי גם לכם יש מנהלים שעושים את זה רק פעם בשנה, או פעם באף פעם, וגם בפעם הזאת מצליחים להתחמק, כי המתכונת הזאת של פגישת משוב שנתית, והדרך שבה זה נעשה, באמת באמת לא עובדת.

למה אנחנו בכלל צריכים פידבק

בואו רגע נחזור למקורות. למה בכלל צריך פידבק? אני מאוד אוהבת להסביר את זה דרך אירוע מאוד שגרתי, שקורה לכל הורה ולכל ילד. ילד נופל עכשיו ברחוב או בגן המשחקים, והוא חוטף איזושהי מקע. מה דבר ראשון שהוא מחפש? מה הדבר הראשון שהעיניים של הילד הזה מחפשות? אני מדברת על פעוטות יחסית צעירים. אז הדבר הראשון שקורה, זה שהוא מחפש את העיניים של ההורים שלו כי הוא רוצה להבין מה קרה. אז אם הוא פוגש עיניים מפוחדות, איסטריות, נבהלות, הוא מאוד נבהל, והוא יתחיל לבכות. זאת תהיה התגובה שלו. אבל אם אותו ילד בדיוק פוגש עיניים מחייכות, עיניים סקרניות, ששואלות אותו מה קרה, איך אתה? אתה בסדר? זאת כבר חוויה אחרת. וגם אם כואב לו, הוא יתייחס לזה אחרת לגמרי, וכל הדרמה תופשט מהאירוע הזה.

מה שאני רוצה להגיד, זה שילדים יודעים על עצמם רק את מה שההורים שלהם מספרים להם. וגם אנחנו בעולם העבודה נדע אם מה שאנחנו עושים בתפקיד שלנו הוא טוב או לא טוב. רק לפי הפידבק שנקבל מהסביבה שלנו, איך נדע אחרת מה המנהל שלנו מצפה מאיתנו. אם לא נדבר על זה. הרי אותה משימה בדיוק יכולה לעשות באינסוף דרכים ושיטות. ואנחנו צריכים באמת את תיום הציפיות הזה ואת הפידבק בחזרה, כדי להבין שאנחנו מיושרים. אז הדבר הראשון להבין על פידבק, זה שכולנו זקוקים לפידבק כזה. ושהדרך הכי טובה להרוג מוטיבציה של העובדים שלנו היא לא לתת פידבק בכלל. כי אז אנשים נשארים עם המחשבות שלהם, עם המוח שלהם, עם הפרשנות שלהם, והם נשארים שם עם הרבה מאוד בדידות. כי אין להם באמת את היכולת להבין מה מקובל ומה צריך.

סיבה נוספת שכולנו זקוקים לפידבק, היא בגלל שהמוח שלנו הולא טומט. ואנחנו זקוקים שמישהו יראה לנו את מה שבאזורי האיברון שלנו, את הדברים שאנחנו באמת עושים באופן אוטומטי ולא שמים לב. אנחנו לא יכולים לאבד את כל הגירויים ואת כל האפשרויות שיש סביבנו כל הזמן. והמוח שלנו מחפש כל הזמן את המוכר ואת הידוע דרך ההרגילים שלנו והתבניות. אז פידבק מאפשר לנו באמת לראות ולא יכולים לראות בדרך כלל.

מחקר של גאלופ מינואר 2024 מראה ש-80% מהעובדים אומרים שכשהם מקבלים פידבק משמעותי במשך השבוע, הם הרבה יותר מחויבים ומחוברים. ובאותו מחקר בדיוק מצאו גם שלעובדים יש סיכוי פי 3.6 גבוה יותר להסכים שיש להם מוטיבציה הרבה יותר גבוהה לעשות עבודה מעולה ויוצאת מן הכלל כשהמנהל שלהם נותן להם פידבק יומי ומשמעותי.

מה זה פידבק משמעותי

אז מה זה פידבק משמעותי? פידבק משמעותי הוא פידבק שהוא תדיר. הוא קרוב לאירוע. הוא פידבק שהוא צופן פני עתיד. והוא פידבק שניתן לגופו של עניין ולא לגופו של אדם. זה פידבק שמדבר על ההתנהגות ועוד מטה אנחנו נרחיב על הדבר הזה.

למה קשה למנהלים לתת פידבק

אז ראינו שיש צורך בפידבק, זה לא מיותר. ובטח לא חשבתם שזה מיותר. ועדיין למנהלים מאוד קשה לתת פידבק והם לא אוהבים את הסיטואציה הזאת. אז בואו נדבר רגע על מה קורה לנו, המנהלים, כשאנחנו בסיטואציה כזאת ולמה אנחנו מנסים להימנע מזה. אז קודם כל, התפקיד של מנהלים היומיומי הוא מאוד מאוד עמוס ומורכב. הדרישות מאוד גבות, הזמנים קצרים, יש אומס, יש לחץ מתמיד. לא קל להתמודד עם חוסר הוודאות והשינוי המתמיד. וזה מאייף וזה מלחיץ וזה שוחק. ואת זה כולם יודעים. וזאת לא הסיבה העיקרית שבגללה קשה לנו לתת פידבק.

הסיבה האמינת לדעתי היה שאנחנו נורא מפחדים לפגוע בעובדים שלנו. אנחנו בעצמנו חוששים מימוטים. אנחנו חוששים להוריד להם את המוטיבציה, אנחנו חוששים להרוס את היחסים איתם. לא נעים לנו להגיד דברים לא נעימים, ואנחנו לא רוצים להוריד לאף אחד את הביטחון. ובמקום הזה של חשש להיכנס לימוט, אנחנו גם חוששים ממה שהם יגידו לנו, או עלינו.

איך מתכוננים לפגישת פידבק חצי שנתית או שנתית

אז בואו שניה נדבר על מה המטרה של פידבק. אני אוהבת להסתכל על הדברים להשפיע על התוצאות העסקיות של החברה, לטובה, נכון? בשביל זה אנחנו עובדי החברה. אז התפקיד שלנו הוא לייצר את המומחיות, את ההתפתחות האישית, את ההתפתחות המקצועית של כל אחד מהעובדים שלנו. ולחבר את הלמידה שלהם, ואת התעשייה שלהם, ואת המשימות שלהם אל הייעדים של הצוות והחברה. ובסופו של דבר, לשפר את החברה. ולהביא את החברה שלנו לנצח. אז פידבק זה לא משהו שאנחנו נותנים מהשרוול. זה מסר שאנחנו צריכים להבין שהוא דורש הרבה מודחנה.

ובעיניי, יש שני סוגים של פידבק. יש את הפידבק היומי, השבועי, זה שצריך להיות חלק מהיחסים שלנו עם העובדים שלנו בשגרה. ויש את האירוע של הפידבק השנתי, או החצי-שנתי, שכמה שהזמן יהיה קצר יותר, בין פידבק לפידבק, כך יהיה לנו יותר קל, וכך הפידבק יהיה הרבה יותר אפקטיבי. אז אני רוצה לדבר על הפידבק החצי-שנתי, האירוע הזה שאנחנו באמת צריכים להגיע אליו מוכנים.

אז איך עושים את זה? אז כדי להתכונן לפידבק הזה, אנחנו נעשה רשימה של הפרויקטים הכי משמעותיים, והמשימות הכי משמעותיות שעובד שלנו עושה בתקופת הפידבק. אלה פרואיקטים שבעצם משקפים את התרומה המשמעותית של העובד לחברה ואת הביצועים שלה. וכל מה שאני אומרת, אנחנו עושים עבור כל אחד מעובדים שלנו. על כל אחד מהפרויקטים או המשימות המשמעותיות האלה, אנחנו נחשוב מה נעשה טוב, וננסה להיזכר גם בהשתלשלות העניינים. כי הפרויקטים שאנחנו עושים, הם אף פעם לא כמו שדמיינו אותם בהתחלה. נכון? פתאום דברים מתעכבים, יש באגים, יש תלויות, אנשים חולים, יש האדרויות, יש מיליון דברים שקורים. אז לוחות הזמנים הם אף פעם לא כמו שדמיינו בהתחלה, ולכל אחד מהפרויקטים שלנו, אנחנו נחשוב מה הלך טוב, ומה הלך פחות טוב, ואיך אפשר היה לשפר את הדבר הזה.

איך מזהים את הערכים המרכזיים שצריך לתת עליהם פידבק

בנוסף לזה, וזה החלק הכי מהותי במתן פידבק, ואני חושבת שזה חלק שהרבה מאוד מנהלים מחמיצים, אנחנו נחשוב על הערכים שלנו. מה הם הערכים המרכזיים שלנו? אתם יודעים לענות על זה? אם הייתם מגייסים עכשיו אדם חדש לצוות שלכם, מה הוא היה חייב להיות באופי שלו? האם הוא חייב להיות טים פלייר? האם הוא חייב לקחת אונרשיפ? האם זה אדם שחייב להיות איש שאתם סומכים עליו, מקצועית ואישית, מישהו שלוקח אחריות? תפרטו לעצמכם, מה הם התכונות המרכזיות, שאתם צריכים שהעובד שלכם בצוות תהיה, אלה הערכים שכנגדם אנחנו נותנים את הפידבק, גם למי שנמצא בצוות שלנו היום.

אז לפגישת הפידבק עם העובד שלנו, אנחנו מגיעים עם הרשימה של הערכים שלנו ורשימת הפרויקטים, וגם העובד שלנו מגיע עם רשימת הפרויקטים. והדרך שבה הוא מעריך את התפקוד שלו בתוך הפרויקטים האלה. ומה שאנחנו עושים בעצם בשיחה הזאת, זו שיחה של תהום ציפיות, איזושהי הבנה משותפת של איך אני תופס את הדברים, איך הוא תופס את הדברים, והסתכלות לעתיד של איך אנחנו רוצים להמשיך מכאן.

איך מנהלים את שיחת הפידבק: חמישה עקרונות למנהלים

ועכשיו אנחנו מגיעים לדבר עצמו, איך מנהלים את השיחה הזאת כדי שהיא באמת תהיה טובה ואפקטיבית? שיחה שבה אנחנו יכולים להביע את הדעה ואת הערכה האותנטית שלנו, וגם לשמור על היחסים. שיחה שבה אנחנו יכולים לאפשר לעובדים שלנו להביא את עצמם כמו שהם, בצורה אוטנטית. אז כמה כללי אצבע לאיך מנהלים את השיחה הזאת?

עקרון ראשון: דברו בגובה עיניים ובשפת אני

נתחיל בזה שאנחנו מדברים בגובה עיניים, אנחנו זוכרים שהעולם הוא מקום סובייקטיבי וכל אחד תופס את המציאות מהמקום שלו, ואנחנו מדברים בשפת אני. אני חושבת ש… לדעתי זה היה ככה. זה מה שאני ראיתי. אנחנו לא שופטים ואנחנו לא מבקרים. גם כשאנחנו לא מרוצים מהתפקוד של העובד שלנו, אם אנחנו נגיע שיפוטים אנחנו רק נרים את המגננות. ומבעד למסך המגננות או קיר בטון של המגננות שלו, אנחנו לא נוכל להשיג שום דבר והשיח הזה בטח לא יהיה אפקטיבי. אנחנו רוצים לייצר שיח פתוח ואותנטי בגובה עיניים. אנחנו באמת רוצים להבין מה הוא הבין ומה הוא חשב, ואיך הדברים נראים מנקודת המבט שלו. ותזכרו שבדפולט אנשים לא מרגישים בנוח בתוך השיחה הזאת. הם מרגישים שהם עומדים למבחן. אז מה שאנחנו יכולים לעשות כדי להקליל את האווירה, מאוד מאוד יעזור לצד השני להיפתח.

עקרון שני: דברו לגופו של עניין ולא לגופו של אדם

הכלל השני, הוא שאנחנו מדברים לגופו של עניין, ולא לגופו של אדם. ואנחנו מסתכלים קדימה. אנחנו מדברים בפעולות, אנחנו נותנים דוגמאות מדויקות וברורות. אנחנו לא מקזימים, אנחנו לא אומרים משפטים כמו, אתה תמיד, כי זה המשפטים הכי מאצבנים בעולם. ואנחנו מדברים בדוגמאות קונקרטיות. ממש מדברים בחלקיקי התנהגויות. אנחנו לא מדברים על האופי של הבן-אדם, שאנחנו נותנים לו פידבק. ואנחנו צריכים לזכור, שאין לנו מנדט לחנך את העובדים שלנו. אנחנו גם לא היינו רוצים שהמנהלים שלנו יחנכו אותנו. יש לנו מנדט לחנך רק את הילדים שלנו בבית. וזה רק בגלל שהתפקיד שלנו הוא להכין אותם לחיים. אז כשאנחנו מדברים בפעולות ובדוגמאות, אנחנו מדברים על מה שהבן-אדם עשה, על ההתנהגות שלו, לא על האופי שלו.

עקרון שלישי: קחו אחריות על התרומה שלכם לסיטואציה

הכלל השלישי, הוא שאנחנו לוקחים אחריות, וחושבים איך אנחנו תרמנו לסיטואציה, שבה לא עמדנו בזמנים, או לא עשינו את המשימה כמו שצריך. אולי לא עברנו את המסר שלנו כמו שחשבנו. אולי לוחות הזמנים מראש לא היו הגיוניים, ואנחנו לא שמנו לב. אני בהחלט יכולה להגיד, אני תרמתי לסיטואציה הזאת, בזה שלא העברתי את המסר כמו שצריך. אני אמרתי שאני אעשה X, Y, Z, ועשיתי רק X ו-Y, ולא הספקתי לעשות את Z, ושכחתי לשקף את זה, וגם זה תרם לעיכוב. תחשבו איך העובד שלכם ירגיש כשהוא ישמע אתכם לוקחים אחריות. מעבר למודלינג שזה עושה, הוא ירגיש שהוא לא לבד. הוא ירגיש שבאמת כולנו עובדים ביחד למען מטרה משותפת, וזה מאוד יודד אותו לקחת אחריות בעצמו.

איך מתמודדים עם רגשות ובכי בפגישת פידבק

עוד משהו שקורה בפידבק, זה שזאת סיטואציה שהליטים מעוררת רגשות, לפעמים אפילו בכי. לפעמים תסכול מאוד גדול, והרבה מנהלים מאוד מאוד ניוולים מהסיטואציה הזאת. הם רק רואים את הצטברות הנוזלים בעיניים, והם כבר מבועלים ממש. ואני רוצה להגיד לכם על זה משהו. להיות במצב שבו אתה מתרגש, ואתה מתוסכל וקשה לך, לפעמים אפילו בוכה, ואתה פוגש עיניים מבועלות של מי שנמצא מולך בחדר, זאת אחת הסיטואציות היותר מבאסות. אז קודם כל, בואו ניתן מקום לרגש. אנחנו באמת קודם כל בני אדם. אז אני מבינה את הקושי של המנהלים שנמצאים בתוך הסיטואציה הזאת, אבל אני רוצה להגיד לכם שני דברים. אחד, it's not about you. אנחנו כאן כדי לתת פידבק למישהו אחר. ושתיים, אם קשה לנו, אז אנחנו נלמד לפסט את עצמנו בתוך הסיטואציה הזאת, אנחנו רגע נעצור, ופשוט נהיה עם זה. בסדר? אנחנו ננשום. אנחנו לא ננסה לעצור אותם, אנחנו לא נחתוך אותם באמצע, אנחנו לא ננסה להגיד להם דברים כדי לנחם אותם. ניתן להם לשחרר את הדבר הזה, וזה ייקח דקה, שתיים, שלוש, ובסוף הדבר הזה ישתחרר, ואנחנו נוכל להמשיך את הפידבק.

עקרון רביעי: שאלו שאלות פתוחות

אז אני חוזרת לכללים. והכלל הרביעי הוא לשאול שאלות פתוחות, ולהימנע משאלות של כן ולא, שאלות סגורות. אני אשאל שאלות כמו, אני אשמח שנחשוב ביחד על דרכים להשיג את המטרות שלנו שהגדרנו ביחד. איך אתה חושב שצריך לעשות את זה? או, דיברנו על הפידבק הזה, גם בפעם הקודמת לפני חצי שנה. דיברנו, ואני לא רואה שזה משתפר. מה אתה חושב שקרה? איך אתה חושב שאפשר להמשיך מכאן? איך אתה חושב שאתה יכול לשפר את המיומנות הזאת שנדרשת במשימה הזאת שלא נעשית מספיק טוב? מהן הפעולות שאתה חושב שצריך לעשות? במי אתה חושב שאתה יכול להיעזר כדי להיות יותר טוב ב-X?

איך מתמודדים עם התנגדויות בשיחת פידבק

וכאן, בטח יעלו התנגדויות. שזה החלק שהכי קשה למנהלים. אז בואו נדבר רגע על התנגדויות, איך זה נראה, ומה עושים עם זה. אז יש הרבה צורות להתנגדויות. מי שנמצא מולי יכול להאשים אותי, הוא יכול להגיב בציניות, הוא יכול לבקר אותי. גם שתיקה היא התנגדות. וגם להגיד נניח זאת התנגדות. אז מה עושים עם התנגדויות? קודם כל נושמים. והדבר השני הוא לברר את הסיבות לפער או לאהי עמידה במשימה או להתנהגות שאנחנו נרצה לשנות. יכול להיות שהפער נובע מחוסר הבנה, המסרים שלי לא עברו כמו צריך, יכול להיות שסדרי הדפקות הפעויות הן שונים, יכול להיות שהעובד שלי עושה כל מה שהוא יכול כדי להימנע מסוג המשימות שאני נותנת לו, ואני ממשיכה לתת לו את המשימות כי זה מה שצריך עבור הדליברי. אולי ממש ממש קשה לו. מה שאנחנו רוצים להבין זה למה ההתנהגות שאנחנו רוצים לשנות מתרחשת. למה המשימות לא מבוצעות כמו שאנחנו מצפים. ולהבין ממה זה נובע. ובמקום הזה זה ממש הזמן שלנו לשאול את השאלות של מה היה חסר לדעתך? איך היית עושה את זה אחרת היום? מהן הפעולות שאתה חושב שצריך לעשות כדי לעמוד בזמנים? בואו נחשוב ביחד על דרכים להשיג את המטרה שלנו ביחד.

עקרון חמישי: תמיד מסתכלים קדימה

וכאן אנחנו מגיעים לכלל החמישי. והכלל הוא שאנחנו תמיד זוכרים שאנחנו מסתכלים קדימה, והשיחה הזאת היא תמיד סופנת פני עתיד. אז כשההתנגדויות האלה מגיעות, אני תמיד יכולה להגיד, אני ממש מבינה אותך, ואני מבינה שככה אתה הבנת את הדברים, אני מאמינה לך. אני מבקשת שבפעם הבאה תשים לב לעשות את הדברים בצורה אחרת. אני רואה שאתה לא כל כך מסכים עתי ועם מה שאני אומרת. יכול להיות מה אתה חושב? עוד משהו שאני יכולה להגיד, את יודעת, אני רואה שאת לא כל כך מסכימה איתי ושמעתי את הדברים שאת אמרת ואני לוקחת את זה לתשומת ליבי. בואי ניתן רגע על הדברים לחלחל ולהיות, בסדר? בואי נדבר על זה בעוד כמה ימים שוב.

אתם מבינים, זה מקום כזה שבו אני מראה לעובד שלי שאני באמת מבינה שזה לא שהוא לא עשה את המשימות שלו בזדון או מתוך הצלנות או מתוך מקומות כאלה, אלא אם הייתה פה חוסר הבנה, אם היה כאן מסר שלא עבר כמו שצריך, אני לוקחת אחריות על הדבר הזה ואני מבינה את מה שהוא אומר. ואנחנו מחפשים ביחד את הדרך לבצע את הדברים ולעשות אותם בצורה יותר טובה לפעם הבאה.

עקרון שישי: תמיד להזכיר שאנחנו ביחד

ובאמת, הכלל השישי הוא להזכיר שאנחנו תמיד ביחד ולהגיד, אני כאן כדי לעזור, מה אתה צריך ממני? המסר שאני מעבירה זה שאני לא מבטרת לו, כי אנחנו זקוקים למיומנויות האלה, אנחנו זקוקים ללמידה הזאת, אנחנו זקוקים לרמת האיכות הזאת, אבל אני גם לא מבטרת עליו ואנחנו נמצא ביחד את הדרך לשפר את היכולות שלו כדי לשפר את הדליברי. אז אתם מבינים, שיחה כזאת, שהיא באמת בגובה העיניים, שהיא באמת סופנת פני עתיד, שהיא באמת לגופו של עניין ולא לגופו של אדם, שהיא נעשית בגובה העיניים היא שיחה שבאמת אנחנו יכולים להעביר בה את המסרים שלנו, ובאמת אנחנו יכולים לבדוק עם הצד השני אם המסרים שלנו עברו בצורה ברורה.

איך נותנים פידבק יומי ושבועי שעובד

אז כל מה שדיברנו עד עכשיו, היה על הפידבק החצי שנתי או השנתי שאנחנו עושים. ואני רוצה רגע לחזור לפידבק יומי, או שבועי, או הפידבק השגרתי שלנו. כאן הפידבק לופ צריך להיות הכי קצר או כמה שיותר קצר ועדיף ממש קרוב לאירוע. ככל שאנחנו נגיב יותר קרוב לאירוע, הפידבק שלנו יהיה הכי ענייני. זה פידבק ספציפי וממוקד, והוא ממוקד בהשפעה ובדוגמאות ובתוצאות, ואנחנו מדגישים איך העבודה של האדם משפיעה על הלקוחות, על התוצאות העסקיות, על התוצאות של הצוות ואיך היא מקדמת אותנו. וככל שאנחנו נשים את הדגש שלנו על השיפור של הביצועים, על השינוי שעובדים שלנו עושים, ונראה להם שאנחנו מאמינים בהם, כך הם יעשו הכול ויצאו מגדרם כדי לשפר את התוצאות.

אז אני מקווה שהפרק הזה קצת עשה סדר במיינדסט סביב פידבק. זה באמת אחד הכלים הכי משמעותיים לשיפור ביצועים, אבל צריך לעשות את זה נכון, וצריך לעשות את זה בגובה העיניים, של אמון שאנשים שלנו באמת יאמינו שאנחנו לטובתם. תודה שהקדשתם את הזמן להזין לפרק הזה. אני אשמח לדעת מה חשבתם. מוזמנים לכתוב לי וליצור קשר בכל אחת מהמדיות בתיאור של הפודקאסט, ואם אהבתם, מוזמנים לשתף את מי שהפרק הזה יכול לעזור לה או לא להניג את החיים שלהם להצלחה ולחיים טובים ומאוזנים יותר. נתראה בפרק הבא. תודה רבה.