למה קשה למנהלים לעשות האצלת סמכויות? שש התנגדויות נפוצות

היי, אתם מאזינים לפודקאסט From Manager to Leader, הפודקאסט למנהלים שרוצים לעשות את קפיצת המדרגה, אל הובלת החיים, הקריירה והאנשים שלהם להצלחה והגשמה בעזרת כלים מעולמות הפיתוח, הפסיכולוגיה והתודעה. אני טוני ערד פליק, מנחת הפודקאסט הזה, מנטורית ומלווה מנהלים, מנהלת פיתוח בכירה עם ניסיון של למעלה משני עשורים בהייטק, מרצה ומנחת קבוצות של מכון אדלר ובעיקר סקרנית ולמדנית נצחית. אם אתם מנהלים שרוצים להתקדם, להשפיע ולייצר הצלחות, וגם לחיות את החיים האלה בטוב, למצוא את האיזון וליהנות מהדרך, הגעתם למקום הנכון.

היי, אנשים יקרים. היום בתוכנית אני רוצה לדבר על דלגציה, הצלת סמכויות, זה נושא שעולה בהרבה מאוד שיחות עם מנהלים, גם עם מנהלים שיש להם הרבה מאוד ניסיון. אז דלגציה היא כלי לניהול אבל היא גם תפיסת עולם, ובפרק הזה אני רוצה לדבר על למה קשה לנו לעשות דלגציה, למה זה קריטי שנעשה את זה אם אנחנו באמת רוצים להצליח ולגדול בתפקיד הניהולי שלנו, וגם להתקדם ולהצמיח את הארגון כולו, ואיך עושים את זה נכון.

אז הרבה מנהלים מתקדמים לניהול בזכות העובדה שהם היו העובדים הכי מקצועיים, שלקחו הכי הרבה אחריות, והם הגיעו לתוצאות הכי טובות ובזכות הביצועים שלהם הם קודמו לניהול, זאת אומרת שהם מומחים במקצוע שלהם. אז אם התחום הוא הנדסת תוכנה אז התקדמתי לניהול כי הייתי מהנדסת מאוד טובה, והייתי טובה בארכיטקטורה והייתה לי ראייה מערכתית וידעתי לפתור בעיות. אבל כמו שאני תמיד אומרת, ניהול זה מקצוע חדש, זה מקצוע שמקפל בתוכו ונשען על המקצוע הקודם, אבל עכשיו התפקיד שלי הוא לא לפתור את כל הבעיות בעצמי ולתכנת את הפרויקטים בעצמי, אלא להניע את המומחים סביבי ואת המהנדסים סביבי לעשות את זה ביחד.

אז בואו נדבר קצת על למה קשה לנו לעשות דלגציה, יש כאן שש סיבות מאוד נפוצות שאני שומעת הרבה.

התנגדות ראשונה: אני עושה את זה הכי טוב ואף אחד לא יעשה את זה טוב כמוני

אז קודם כל אני מכירה את זה מאוד מהניסיון האישי שלי, גם לי היה קשה לשחרר את הדבר הזה, ומנהלים באמת מרגישים שהם יודעים הכי טוב. לא רק זה, הם גם עושים הכל יותר מהר ומגיעים לתוצאות הכי טובות, כי הם הרי מומחים בתחום שלהם, והם חוששים שהתוצאות של מישהו אחר לא יהיו טובות כמו שהם מצפים, ובסוף אנחנו אחראים על התוצאות. אז הרבה מנהלים מעדיפים פשוט לעשות את העבודה בעצמם, אני גם שומעת הרבה מאוד את המשפט, עד שאני אסביר מה צריך לעשות אני כבר אסיים את המשימה בעצמי, אבל האם זה תפקיד שלנו לעשות את המשימה בעצמנו? לא בטוח.

התנגדות שנייה: אם אני לא עושה את זה בעצמי, אז אני לא יודעת מה קורה

זאת אומרת אין לי שליטה במצב, אז אני מאוד מבינה את הקושי לשחרר, וזאת באמת מיומנות שדורשת אימון. וזה נכון, לא תהיה לכם שליטה, כי אין לנו שליטה על אחרים, אבל כשעושים דלגציה בצורה נכונה, אתם בהחלט ידעו מה קורה.

התנגדות שלישית: אם הידע מצטבר אצל מישהו אחר, הוא יהיה יותר בשליטה ממני

הוא ידע יותר טוב ממני, הוא יהיה יותר בפרטים ובשליטה ממני, ואז אולי לא יצטרכו אותי יותר, ואולי הוא יתקדם יותר ממני. אז העובדים שלנו, כשהם עושים את העבודה בצורה מצוינת, אנחנו יכולים להתפנות לעשות את הדברים החשובים שעליהם אנחנו אמונים כמנהלים. ועוד מעט נדבר על הדבר הזה, אבל יש כאן עוד משהו מהותי. בתפיסת העולם שלי, התפקיד שלנו הוא לעזור לאנשים שלנו לגדול, וכשאנחנו מייצרים יחסים של אמון ושל כבוד הדדי, אז יש הרבה פחות חששות מהסוג הזה שהרגע אמרתי, ואם לא נוח לכם עם זה בהתחלה, אז תעשו דלגציה למה שאתם כן מרגישים בנוח, ואתם תראו שאתם לאט לאט יגדלו לתוך הדבר הזה.

התנגדות רביעית: המשימה מורכבת מדי להעברה

עוד התנגדות מאוד נפוצה, היא שהמשימה מורכבת מדי, ומאוד קשה להעביר אותה למישהו אחר, אז זה בטוח נכון לחלק מהמשימות, ומצד שני, חשוב שאנחנו נאתגר את העובדים שלנו, ונביא אותם אל ה-next level שלהם, וגם יש כאן הזדמנות בשבילנו ללמוד איך לקחת פרויקט ולפשט אותו, ולפרק אותו למשימות קטנות יותר, וזאת מיומנות מאוד מאוד חשובה למנהלים. אז גם לנו יש כאן למידה שתשרת אותנו להמשך.

התנגדות חמישית: פחד מכישלון

התנגדות נוספת היא כמובן הפחד מכישלון.

התנגדות שישית: לא נעים לבקש עזרה

וההתנגדות השישית שאני רואה אצל הרבע מנהלים, שפשוט לא נעים להם לבקש, לא נעים להם לבקש עזרה, הם לא יודעים איך לעשות את זה. הם לא יודעים איך לעזר בעובדים שלהם, והם עובדים ממש ממש ממש קשה, ועושים המון דברים בעצמם, ולאורך זמן זה מאוד מאוד שוחק.

אז אני מסכמת את ההתנגדויות, דיברנו על שש התנגדויות. אחת, אני עושה את הדברים בעצמי, ואף אחד לא יעשה את זה טוב כמוני. שתיים, אם אני לא עושה את זה בעצמי אז אני לא יודעת מה קורה ואין לי שליטה. שלוש, אם הידע מצטבר אצל מישהו אחר, אז הוא ידע יותר טוב ממני, והוא יהיה בפרטים, ואולי יקדמו אותו, ואני אפוך להיות מיותרת. ארבע, משימה מורכבת מדי להעברה. חמש, מפחדים להיכשל. ושש, לא נעים לבקש עזרה.

אז יש כאן הרבה התנגדויות. מהניסיון שלי אני יכולה להגיד שיש הרבה מנהלים שפשוט לא לימדו אותם כמה דלגציה חשובה ואפקטיבית, ויש מנהלים שעושים את זה בצורה לא נכונה, גם משקיעים בזה אנרגיה וגם לא מקבלים את התוצאות, אז זה באמת לא מאפשר התקדמות. וכל ההתנגדויות האלה הם מאוד מאוד מאוד אנושיות, ומאוד קומונליות והגיוניות, אבל החדשות הטובות הן שמי שכן עושה דלגציה בצורה נכונה, לא מפסיק לעשות את זה. זאת אומרת, אם אתם תסתכלו על המנהלים שלכם, ותסתכלו על מנהלים בכירים יותר, אתם תראו שאי אפשר לא לעשות דלגציה, זאת הדרך היחידה להתקדם ולהגדיל את ההשפעה שלנו, וכמובן שיש סיבות נוספות לעשות דלגציה, בואו נדבר עליהן.

למה חשוב לעשות האצלת סמכויות? שתי סיבות מרכזיות

אז שתי הסיבות העיקריות למה כן לעשות דלגציה, אחת, בגלל שזאת הדרך היחידה לגדול בתפקיד הניהולי שלנו, לעסוק באסטרטגיה ולא רק בטקטיקה, לראות את התמונה הגדולה, לתכנן קדימה, להגדיל את ההשפעה שלנו, וגם להתקדם לתפקיד הבא, והדברים האלה הם חשובים, זה בעצם מה שיפנה לנו את הזמן לראות את התמונה הגדולה יותר. ושתיים, בגלל שכשאנחנו עושים דלגציה, אנחנו מטפחים את העובדים שלנו ואנחנו עוזרים להם לגדול, ובתפיסת העולם שלי, זה חלק מהותי מאוד מהתפקיד שלנו. אז בואו נדבר על זה קצת.

איך האצלת סמכויות עוזרת למנהל להתקדם לתפקיד הבא?

ככל שתגדלו יותר בתפקיד הניהולי שלכם, אתם תעשו פחות משימות בעצמכם, אתם לא יכולים וגם לא צריכים לעשות הכל בעצמם, הם אפילו לא יכולים להיות מעורבים בפרטים של כל מה שנעשה בקבוצה שלהם. מנהלים מצליחים מבינים שהתפקיד שלהם הוא לשאול את השאלות הנכונות, לכוון ולייצר את התנאים שבהם העובדים שלנו יכולים להצליח ולהתפנות לעסוק בפיתוח של האסטרטגיה והחזון, לראות באמת את התמונה הגדולה ולהצמיח את כל הארגון למעלה.

הדבר הזה דורש זמן, זה דורש מאיתנו זמן של פוקוס, של תכנון, של שקט משלנו, של יצירתיות, של חדשנות ואם אנחנו עוסקים בהמון המון משימות קטנות, אנחנו אף פעם לא נגיע לזה. עוד משהו, אם אנחנו ננסה לעשות הכל, אנחנו פשוט נמצא את עצמנו גם מותשים וגם שחוקים וזה בטוח לא מתכון לחיים טובים וכשאנחנו עושים דלגציה נכונה העובדים שלנו מקדמים את העשייה ואז בעצם אנחנו יוצרים מכפילת כוח מאוד מאוד מאוד משמעותית.

איך האצלת סמכויות מעצימה את העובדים ומפתחת אותם?

הנקודה השנייה היא שאם תעצרו רגע לחשוב איך אתם מרגישים כשהמנהל שלכם מבקש מכם עזרה. כשהמנהלת שלכם מגיעה ומתייעצת ובאמת חשוב לה לשמוע מה אתם חושבים. ממש חשוב לה לקבל את האינפוט שלכם. במקום הזה, איך אנחנו מרגישים? אנחנו מרגישים בעלי ערך, נכון? אנחנו מרגישים שזקוקים לנו, שאנחנו יכולים להשפיע, שיש משמעות למה שאנחנו חושבים, למה שאנחנו עושים. לעומת זאת, ואני בכוונה מקצינה את זה, תחשבו שאתם מגיעים לבוקר לעבודה ואף אחד לא מדבר איתכם ואין לכם משימות ולא צריך אותכם ולא מתייעצים בכם אתם תרגישו מיותרים.

אז כשאנחנו מצילים סמכות לעובדים שלנו, אנחנו מעצימים אותם, אנחנו מאפשרים לעובדים שלנו להרגיש משמעותים, אנחנו עוזרים להם לגדול בתוך התפקיד, ואנחנו עוזרים להם לחשוף את עצמם ביכולות ובמיומנויות נוספות. ולעשות דברים נוספים שיעזרו להם להשפיע וגם להגיע לתפקידים הבאים שלהם. חלק מהתפקיד שלנו כמנהלים הוא לעשות מנטורינג וללמד אחרים לעשות את מה שאנחנו עשינו עד עכשיו, כדי שאנחנו נוכל להתפנות ולעסוק בקידום הארגון כולו.

ועוד משהו, מנהלים שלא עושים דלגציה עובדים עם אנשים שמקטינים ראש. כי האנשים האלה מבינים שלא נותנים בהם אמון. ולכן הם בעצמם לא יקחו מחויבות מאוד גדולה והם לא ייזמו שום דבר, וזה מחיר מאוד מאוד גדול שלהם, בטח בטווח הרחוק.

איך עושים האצלת סמכויות בצורה נכונה? חמישה צעדים חשובים

אז בואו נדבר קצת על איך עושים דלגציה בצורה נכונה ואפקטיבית. אז קודם כל החיים שלנו הם תמיד בחירה ותמיד טרייד אוף, ולכל דבר יש מחירים ורווחים. וכולנו רוצים לעשות שגר ושכח, אבל המציאות היא קצת יותר מורכבת מזה. ויש אנשים שאפשר לעשות איתם שגר ושכח, ויש אנשים שפחות. ולעשות דלגציה זה מאוד חנוך לנער לפי דרכו, אנחנו צריכים להבין אם יש לנו עסק ולעשות את זה בצורה נכונה. ודלגציה דורשת מאיתנו להשקיע אנרגיה שלפעמים אנחנו נרוויח ממנה בטווח הרחוק יותר.

אז איך עושים דלגציה באופן אפקטיבי? מה צריך לעשות כאן? אז יש כאן בעצם חמישה צעדים חשובים.

צעד ראשון: איך מגדירים את המשימה להאצלה?

הצעד הראשון הוא להגדיר את המשימה. מה המשימה כוללת? מה ה-definition of done שלה? זאת אומרת, מה הקריטריונים לסיום המשימה? כדי שאנחנו נדע שהיא הושלמה בצורה איכותית וטובה. לדוגמה, יכול להיות שללקוח שלנו יש בעיה. ואנחנו רוצים למצוא פתרון לבעיה. ה-definition of done יכול להיות למצוא שני פתרונות שעובדים, ולהציע את החלופות. או, אם אנחנו יודעים שאנחנו מאוד מאוד מוגבלים בזמן והעניין כאן הוא מורכב, אז האלטרנטיבה אחרת יכולה להיות, אנחנו מקדישים למשימה הזאת עכשיו יומיים. יומיים אנחנו חוקרים, ואחרי יומיים אנחנו נביא תוצאות המחקר לעיבוד משותף, נעשה בריינסטורמינג ביחד, ונחשוב ביחד איך אנחנו רוצים לפתור את זה.

אלה שתי תוצאות שונות, ולפני שאנחנו עושים דלגציה, אנחנו צריכים להבין לאיזה תוצרים אנחנו מצפים. זה ממש חשוב להגדיר את זה, ולא לצפות שיקרו את המחשבות שלנו, או יבינו לבד, או יגדילו ראש. זאת ההגדרה של האחריות של המשימה. מה אני מצפה שתהיה התוצאה של המשימה? אם אני לא אגדיר אותה, אז אני משאירה אותה באוויר, ומה שאני אקבל בטוח לא יהיה מה שאני מצפה. אז זה דבר אחד, להגדיר את המשימה.

צעד שני: איך בוחרים למי להאציל את המשימה?

הדבר השני, הוא לחשוב למי לעשות את הדלגציה. וזה נשמע פשוט, אבל זה דווקא יכול להיות קריטי. כי לפעמים מה שחשוב הוא הזמן, כי אנחנו בלחץ, ואז כנראה נבחר את מי שיהיה לו הכי קל לבצע את המשימה, ומי שיעשה אותה הכי מהר. בתוך הלחץ בעבודה, בדרך כלל יש לנו איזה דיפולט, וכדאי לשים לב לזה, ולבדוק אם אותו עובד אולי כבר שחוק מריבוי משימות מאותו סוג שנתנו לו עד היום.

אז יש שיקול נוסף, ולפעמים אנחנו נרצה שעובד שלא מכיר את התחום, ילמד אותו, או לפחות נפתח אותו לזה. לפעמים זה משיקולים של ניהול סיכונים, של פיזור הידע בצוות, ולפעמים אנחנו באמת רוצים לטפח את העובד הזה, ולגדל אותו. ושיקול נוסף, הוא באמת, את מי המשימה הזו תעצים, אולי יש מישהו בצוות שזה בדיוק מה שהוא רוצה לעשות, זה בדיוק המקום שהוא רוצה להתפתח אליו, ויש לנו כאן הזדמנות לעשות את זה. אז הדבר השני היה לחשוב למי אנחנו רוצים לעשות דלגציה.

צעד שלישי: איך עושים תיאום ציפיות כשמעבירים משימה?

והדבר השלישי, הוא לעשות את תיאום הציפיות, כשאנחנו מעבירים את המשימה. אז כדי לעשות את זה בצורה נכונה, אנחנו נשתף בכל הידע, ונספק לעובד את כל הקונטקסט שהוא זקוק לו, כדי לבצע את המשימה, ולהצליח. לדוגמה, אם הלקוח הזה, שדיברנו עליו קודם, שיש לו בעיה, אז אנחנו נשתף גם בהיסטוריה שלו, כי יכול להיות שאנחנו לחוצים בגלל שזה לקוח שכבר היו לו כמה בעיות. אז מי שפותר את הבעיה כרגע צריך להבין את המורכבות, ואת התחיפות של התקלה. ואנחנו ניתן לעובדים שלנו את כל מה שהם צריכים כדי לעמוד במשימה בהצלחה, ונדריך אותם, וניתן להם את הכלים והמשאבים שהם זקוקים להם.

אז לדוגמה, גם אפשר לקשר את העובדים שלנו ל-customer success, או לפרודקט, או לאנשים אחרים בארגון, שיש להם יותר ידע, ויותר קונטקסט מאיתנו כרגע, כדי לעשות את המשימה הזאת על הצד הטוב ביותר.

צעד רביעי: איך עושים פיקוח ובקרה בלי מיקרומנג'מנט?

הצעד הרביעי הוא פיקוח ובקרה, תוך כדי שאנחנו מגבים ותומכים בעובדים שלנו. כל כמה זמן אנחנו בודקים את ההתקדמות, איך עושים את העניין הזה. אז זה תלוי בעובד, זה תלוי בקצב שלו, זה תלוי בדינמיקה בינינו, זה תלוי במשימה, זה תלוי גם במה שנכון לנו כמנהלים. ואם אנחנו חדשים בדלגציה ואנחנו עדיין מתרגלים את זה, אז אולי בהתחלה אנחנו נבדוק לעתים קרובות יותר, ולאט לאט נלמד לשחרר.

אבל חשוב לעשות תיאום ציפיות גם לגבי מנגנון הבקרה, וחשוב ששני הצדדים ידעו במה מדובר. אפשר לומר משהו כמו, בוא נדבר עוד יומיים ותגיד לי איך הולך לך, ולקבוע שיחה ממש של 15 דקות על הנושא הזה. אבל נורא חשוב לא לעשות מיקרומנג'מנט, כי זה בדיוק הפוך מדלגציה, זה בדיוק משדר את המסר שאנחנו לא סומכים. אז חשוב לתמוך במי שקיבל את המשימה, ולהעביר לו את המסר שהאחריות היא שלו, אבל אנחנו כאן ביחד, ואנחנו נותנים לו את כל הכלים והתמיכה להצליח.

אז אנחנו נזמין אותם לשאול שאלות, ולעזור בנו, ולעזור בצוות, ולעזור בשאר האנשים בארגון. ואם טועים, ואם נכשלים, אנחנו מגבים את העובדים שלנו. אנחנו לומדים מזה, אנחנו מבינים איפה הכדורים נשארו על הרצפה, ואנחנו משתפרים לאט-לאט. אם אנחנו נתלה את העובדים שלנו בכיכר העיר, ונאשים אותם על כל טעות שהם עושים, אנחנו לא נצליח לייצר לא יצירתיות, ולא חדשנות, ולא את הביטחון בהם שהם באמת מסוגלים להתקדם. אז זה היה הצעד הרביעי.

צעד חמישי: למה חשוב להיות פתוחים לדרכים חדשות?

והצעד החמישי הוא פתיחות וגמישות, וממש חשוב שאנחנו נהיה פתוחים לרעיונות חדשים ולדרכים חדשות, לביצוע של הדברים והמשימות. מעבר לזה שזה מגביר יצירתיות וחדשנות, זה גם מאפשר אוטונומיה למי שמבצע את המשימה, וזה מאפשר לו להביא את עצמו לידי ביטוי. גם אני מודה שנדרשת כאן איזושהי ענווה והבנה שהפתרונות שלנו הן לא בהכרח הפתרונות הכי טובים, להפך, מניסיון של הרבה שנים אני דווקא מציעה להקשיב לפתרונות של אחרים, ולשקול אותם לפני שאנחנו מביאים את הפתרונות שלנו. זה גם מייצר גמישות מחשבתית וגם עושה מודלינג לעובדים שלנו וגם מביע בהם אמון ונותן להם הרבה מקום. אז זה משהו שאני מאוד ממליצה לעשות.

מה לקחת בחשבון כשמתחילים ללמוד להאציל סמכויות?

מה לקחת בחשבון? כשאנחנו רוצים ללמוד איך עושים דלגציה ואנחנו רוצים להשתפר בזה. אז כמו שאמרנו, כל מיומנות חדשה שאנחנו רוצים לסגל לעצמנו, היא דורשת אימון. אף אחד מאיתנו לא למד ללכת ביום אחד, אבל מרגע שלמדנו ללכת, זה שלנו וזה הכי טבעי בעולם, ואנחנו עושים את זה כל הזמן באופן מאוד מאוד טבעי. אז דלגציה גם דורשת מאיתנו אימון, היא דורשת מאיתנו לשחרר בצורה מבוקרת ובצורה נכונה, ונתחיל בצעדים קטנים ונתאמן, ונאמן את העובדים שלנו ונשתפר לאט לאט. ובמקום הזה אני ממש מציעה כל הזמן להסתכל על מגמת השיפור, ולא להלקות את עצמנו על מה שעוד לא הצלחנו לעשות.

עוד משהו, דלגציה זאת השקעה לטווח רחוק. בטווח קצר, כנראה שהמשימות יקחו יותר זמן, אבל ההשקעה כאן היא בבניית הארגון, ובבניית ארגון משגשג ובעובדים שהם סומכים על עצמם, והם לוקחים אחריות, וככה אנחנו בעצם מגדילים את הקבוצה ואת הארגון, ומתקדמים. וככל שאנחנו נאמין יותר בעובדים שלנו, הם יאמינו יותר בעצמם. ככל שאנחנו נעשה יותר דלגציה העובדים שלנו יהיו יותר מעורבים, והם ירגישו יותר מסוגלים וייקחו יותר אחריות.

אז אם הסיפור הזה של דלגציה עדיין נשמע מורכב, אני ממש מציעה להחזיק בראש את הלמה. באמת הדרך הכי טובה לגדול בתפקיד הניהולי שלנו, היא לעשות דלגציה, ותזכרו איך המנהלים שלכם עושים את זה, הם מנהלים טובים שבאמת עושים את הדלגציה בצורה שהיא באמת מעבירה את האחריות וסומכת על העובדים. ושוב, יש לנו אחריות גם כלפי העובדים שלנו, ואנחנו רוצים לטפח גם אותם, ולהגיע כולנו אל ה-Next Level שלנו ושלהם.

אז אני מקווה שהפרק הזה שכנע אתכם שכדאי לנו לעשות דלגציה, וגם אולי דייק איך לעשות את זה בצורה נכונה ובצורה אפקטיבית, ואיך לעשות גם את הצעדים הראשונים. זה באמת נושא שהרבה מנהלים נאבקים בו וקשה להם, וזה אחד הדברים שהכי משפרים את איכות החיים שלנו, ומביאים אותנו גם לעבוד שעות עבודה שפויות, וגם לעסוק במה שחשוב באמת למנהלים. ואם מצאתם את הכלים האלה עוזרים וטובים, אני ממש אשמח שתשתפו מנהלים נוספים בפרק הזה, ותעבירו להם את הפרק בפודקאסט, ואנחנו נתראה בפרק הבא.

תודה שהקדשתם את הזמן להאזין לפרק הזה. אני אשמח לדעת מה חשבתם. מוזמנים לכתוב לי וליצור קשר בכל אחת מהמדיות בתיאור של הפודקאסט, ואם אהבתם, מוזמנים לשתף את מי שהפרק הזה יכול לעזור לה או לו, להניע את החיים שלהם להצלחה ולחיים טובים ומאוזנים יותר. נתראה בפרק הבא.