איך מנהלים בכירים מתמודדים עם עומס משימות שלא נגמר?

היי, אתם מאזינים לפודקאסט From Manager to Leader, הפודקאסט למנהלים שרוצים לעשות את קפיצת המדרגה, אל הובלת החיים, הקריירה ואנשים שלהם להצלחה והגשמה בעזרת כלים מעולמות הפיתוח, הפסיכולוגיה והתודעה. אני טוני ערד פליק, מונחת הפודקאסט הזה, מנטורית ומלווה מנהלים, מנהלת פיתוח בכירה עם ניסיון של למעלה משני עשורים בהייטק, מרצה ומונחת קבוצות של מכון אדלר ובעיקר סקרנית ולמדנית נצחית. אם אתם מנהלים שרוצים להתקדם, להשפיע ולייצר הצלחות, וגם לחיות את החיים האלה בטוב, למצוא את האיזון וליהנות מהדרך, הגעתם למקום הנכון.

היי מנהלים ומנהלות יקרות, אנחנו בפרק חדש של From Manager to Leader, והיום אנחנו הולכים לדבר על איך מנהלים בכירים מתמודדים עם אומס משימות, ואיך כולנו יכולים להתמודד עם אומס המשימות שלא נגמרות. אני חושבת שבחיים לא היינו מוצפים בטאסקליסט שלא נגמר, שעורי הבית הולכים ונערמים, אז מה עושים עם כל הטוב הזה? כדי לדבר על הנושא המרתק הזה, הזמנתי את ליאור אשמיה. ליאור הוא VP Delivery and Operations ב-Cloud Tech מקבוצת יעל, והוא גם איתי ביחד במחזור הנוכחי בתוכנית המנהיגות המדהימה של אופמן קופמן. אז אנחנו עומדים ללמוד מאדם מרתק, איך להשתלט על כל המשימות של החיים שלנו. היי ליאור, איזה כיף שאתה פה.

היי טוני, איזה כיף. תודה על ההזמנה. איזה כיף, ממש. אני כל כך מתרגש להיות פה, ואני שמח על ההזדמנות באמת לדבר על נושא שהוא סופר סופר חשוב.

סופר חשוב, ופוגש את כולנו כל הזמן, ממש. בוא נתחיל מזה שיצפר לנו קצת על עצמך.

מעולה, אז אני כבר מעל עשור מתעסק חי ונושם הייתי אומרת, כל העולם הזה של דליברי, ודליברי אגב למי שלא מהתעשייה, חברים שלי צוחקים עלי פעמים דליברי, מה אתה שליח בוולט וכולי, אז עם כל הכבוד והערכה שיש לי לשליחים, דליברי בעולם שלנו זה אומר שמה שהבטחנו ללקוח, מוצר, שירות, כל דבר כזה, אנחנו מבדים שהוא אכן קורה באיכות הכי טובה. ובזמן. באיכות ובזמן, כמובן.

ובתפקיד היום אני בעצם סמנכל דליברי ותפעול בחברת קלאוטק מקבוצת יעל, שזה כבר תפקיד שכולל שגרה מוסה עם המון אספקטים שצריך לג'אנגל ביניהם, אני תמיד מדמיין את עצמי כמו מישהו בקרקס עם מלא מלא כדורים באוויר, ואוי ואוי שם משהו, אחד מהכדורים יפול, אז יש ניהול של עשרות לקוחות, וניהול של עשרות עובדים, אמנם לא בצורה ישירה, יש מנהלת צוותים שצריך לנהל אותם, יש לא מעט עבודה עם הפריסל, מחירות, לנהל את המנהלים מעליי, ולצד זה התמודדות עם אסקלציות, צצות לא פעם, ומה אני אגיד לך, זה מאתגר מאוד.

זה באמת מאוד מאוד מאתגר, אני לא הייתי בצד של דליבר, הייתי בצד של פיתוח, והחלק הכי מסובך הוא באמת לדלבר בזמן ובאיכות מאוד מאוד גבוהה, וזה דורש מאיתנו גם מסתכלות מערכתית, וגם לא להילחץ, אבל אני יכולה לספר מהניסיון שלי שהרבה הרבה שנים, אני ממש הרגשתי שהטסקליסט רודף אותי, זאת אומרת קמתי בבוקר לתוך בייק טו בייק טו בייק טו בייק, כל פגישה רק נוספו לי עוד שורי בית ועוד משימות. זה לא נגמר. ואמרתי לעצמי, מה העניינים? עכשיו ממש הלכתי לישון עם הדבר הזה וקמתי עם זה בבוקר, זה ממש ישב עליי, היו הרבה תקופות שזה שתה לי את כל המוח.

למה עומס משימות זה טבעי למנהלים ואיך להרגיע את עצמנו?

אז אני ממש שמח שאת אומרת את זה, כי לפני שאנחנו צוללים לתוך הנושא, ממש חשוב לי סוג של להרגיע, ולומר למנהלים ששומעים אותנו, שהמצב הזה של אומס במשימות זה טבעי. לא מעט מנהלים חווים אותו. בטח מנהלים של היום. אני חושבת שאין מנהלים שלא חווים אותו. כן. אני לא פגשתי אותם בכל אופן.

תשמעי, יש שהיא היחידה סגולה כנראה, אבל יש לי חדשות טובות וחדשות רעות לאנשים שחווים אומס במשימות. החדשות הרעות שזה כנראה לא ייגמר, כמו שאמרת. כמות המושימות לא תרד. יש איזו מין אשליה כזאת, רק נערות את הפיק הנוכחי, ונגיע למנוחה והנחלה. וכנראה שזה לא יקרה.

היה לי קולגה ממש בתחילת הדרך, שכל פעם שהייתי שואל אותו, נו מה נשמע? אז הוא אמר לי, עמוס מאוד, אבל טוב שעמוס. כי זה אומר שברוך השם יש עבודה. זה אומר שצריך אותנו. בדיוק. אם לא היה אומס של עבודה, אז כנראה שאנחנו, כנראה לא צריכים אותנו. אז יש אומס בעבודה, ואומס בעבודה זה דבר שהוא בסדר, כל עוד אנחנו יודעים לנהל אותו, ולא מגיעים למצבי קיצון.

אז אתם ממש לא לבד בעסק הזה, יש מה לעשות עם זה, זה ניתן לניהול, לא בפעם אחת, זה צריך להיות שוב ושוב ושוב, ואנחנו נסביר את זה. אנחנו צריכים ללמוד את הסיסטם של עצמנו, של איך מנהלים את זה, ואני רוצה להגיד משהו על מה שאמרת, יש הבדל מאוד מאוד בסיסי ומהותי, בין אומס ללחץ.

מה ההבדל בין עומס בריא ללחץ לא בריא?

אומס זה משהו שתמיד יש בחיים שלנו, תמיד תמיד יהיה אומס, תמיד יהיה, תמיד כמות המשימות תהיה יותר גדולה, מהזמן שיש לנו לעשות את המשימות, נכון? מי צריך לתעדף? לחץ, מתי אנחנו נרחצים כשאנחנו לא בטוחים בפרשנות שלנו, בסובייקטיביות שלנו, שאנחנו מסוגלים לעמוד באומס? עכשיו, ואז אנחנו נכנסים ללחץ, ולחץ משרת אותנו עד גבול מסוים, ואז רמת הקורטיזול בגוף שלנו הולכת ועולה ועולה ועולה, וזה כבר לא משרת אותנו, זה אפילו יכול לגרום לנו להיות בפריז, ולאורך זמן זה גם גורם למחלות.

אז אני לא כאן כדי להפחיד אף אחד כמובן, רחוק מזה שנות אור להפך, אני כאן כדי להגיד שככל שאנחנו לומדים את עצמנו, ולכל אחד עובד משהו אחר, ואנחנו ניתן היום מגוון שיטות וכלים ודרכים איך להתמודד עם העמוסים, אבל אני חושבת שבתקופות שידעתי איך להתמודד עם העמוסים, הרבה יותר נהניתי.

איך אני יכול להכפיל את הזמן שלי בעבודה?

ואנחנו נראה שבאמת המפתח פה תמון בשני דברים מרכזיים. א', הביטחון שלי עם עצמי שאני בסדר, אני עשיתי את המקסימום, ולכן אני יודע שהעומס המשימות הוא לא ייגמר, וב', איך אני יודע להשתמש בזמן, כי צריך להבין משהו לגבי הזמן. זמן, בניגוד לכמעט כל דבר חומרי אחר בעולם שלנו, זמן הוא חמקמק ברמה כזאת שהוא לא יחזור לעולם. כסף, חברים, אנשים, כל הדברים האלה באים והולכים, גם מקום עבודה. כל הדברים האלה באים והולכים. זמן הוא הולך ולא חוזר. ולכן אנחנו צריכים להיות חכמים במובן הזה שאיך אנחנו מכפילים את הזמן שלנו.

ולהכפיל את הזמן שלנו זה סוד שלא הרבה מכירים כנראה, זה להשתמש בזמן בצורה נכונה, ולדעת לתת משימות ולהציל סמכויות, ולראות איך אנשים נוספים יחד איתנו במקביל אלינו עובדים, וככה בעצם אנחנו מכפילים את הזמן שלנו. ומה שמוביל אותנו לכל הנושא של תיעדוף משימות.

נגמרי, משהו על זמן, אני חושבת שכאילו גם אני מעבירה הרבה סדנאות על הניהול זמן, אבל אני תמיד אומרת, את הזמן אנחנו לא יכולים לנהל, אנחנו יכולים לנהל את עצמנו, את התודעה, את הפוקוס שלנו, ואת המיינדסט שלנו בתוך הזמן. אז אם אני מבלה את הזמן שלי בלחץ, ובלספר לעצמי כמה אני לא מספיקה, וכמה דברים יש לעשות, וכמה הכול לחוץ ואמוס, אני דה פקטו מבזבזת זמן. זאת אומרת, בזמן הזה שאני נורא נורא לחוצה והיסטרית, אני יכולה להירגע, להיות הרבה יותר אפקטיבית, ולהשתמש בזמן הזה כדי אשכרה לקדם את הדברים שאני רוצה. זאת נקודה למחשבה.

איך לתעדף נכון: מה ההבדל בין חשוב לדחוף?

בואו נחזור לסיפור הזה של תיעדוף, כי תיעדוף היום אני חושבת שהוא באמת אחד הסקילים הכי הכי הכי קריטיים שיש. ממש ככה, אני חושב שאיכשהו יצא מצב, אני פוגשת את זה המון, גם בעצמי וגם המנהלים שלי, שהכול חשוב והכול דחוף. ובמובן מסוים, חשוב לשים את הקו, וקודם כל להבדיל מה זה חשוב ומה זה דחוף. זה נראה אבייס לרוב האנשים, אבל מסתבר שלא. ובואו שנייה ננסה למפות את זה, אוקיי?

חשוב זה משימות שמקדמות את המטרות ארוכות הטווח של הארגון ושלי. בין אם זה הערכים שלי, היעדים האסטרוטגיים של החברה, זה דברים שהם חשובים. למשל, חשיבה למבנה ארגוני, דיברנו על זה לא מעט. גם כאן בפודקאסט שלך דיברת על זה לא מעט. אז חשיבה למבנה ארגוני נכון, זה משהו שהוא חשוב אבל לא בהכרח דחוף. שמירה על קשר עם לקוחות, זה משהו שהוא סופר חשוב. טיפוח העובדים שלי, מחשבה לאן הם מתismתחים? ההקשרות. כל הדברים האלה חשובים אבל לא בהכרח דחופים. זאת אומרת, אתה צריך לתת להם מקום, אבל הם לא בהכרח דחופים. עכשיו אנחנו נראה איפה אנחנו שמים אותם בלוז שלנו.

לעומת זאת, דברים שדחופים, זה דברים שהם משימות שמחייבות פעולה מיידית. בדרך כלל בגלל שיש מגבלת זמן. למשל, מענה ללקוח שדורש הסבר על העיכוב בפרויקט. מנהלים בכירים הרבה פעמים פוגשים את זה. אתה פותח את הבוקר עם אסקלציה. אוקיי? זה דברים שהם דחופים. או פתרון מיידי של מחסור בכוח אדם, למשימה קריטית בפרויקט. עכשיו צריך מפתח, עכשיו צריך מתכנת לפרויקט הספציפי הזה, כי לצרנו יצא למילואים וכולי.

איך להתמודד כשכולם אומרים שהכל דחוף?

אני חושבת שאחד הדברים שקורים לאנשים שעובדים בארגונים כל הזמן, ובטח למנהלים, זה שהם כל היום שומעים, אני צריך את זה, עכשיו זה דחוף, אני חייב את זה, עכשיו זה דחוף. זאת אומרת, כבר עשו אביוז כל כך קיצוני למושג דחיפות. יש לי חבר טוב שאומר שאם הכל בבולד, אז שום דבר לא מודגש. ממש. וזה בדיוק אותו דבר, אם הכל דחוף, אז שום דבר לא דחוף.

אז גם כשאנחנו מדברים על מה דחוף, בוא נסתכל באמת באמת באמת על מה דחוף. זאת אומרת, אם מישהו אומר לי, זה דחוף לי כרגע, אז גם אם יש לו סמכות וגם אם הוא מנהל וגם אם הוא נורא חשוב, וגם אם אנחנו תחילים לשאול, את מי הדבר הזה משרת? איזו מטרה הדבר הזה משרת? ואיפה זה עומד ביחס לשאר הדברים שגם הם מוגדרים כדחופים?

איך להפסיק לרוץ למשימות ולהתחיל לחשוב קודם?

הרעיון הוא שכל פעם שיש משימה חדשה, בין אם זה מה מנהל שלי או בין אם המציאות יצרה את המשימה, כמו שאמרנו מקודם את הדוגמה שעכשיו יש אסקלציה מעל הכוח, אוקיי? כל פעם שיש משימה חדשה, צריך להתרגל, לשאול את עצמך, זה באמת מי ידי? לא לרוץ למשימה, זה באמת מי ידי? זו שאלה ראשונה, שאלה שנייה, רק אני יכול לעשות את זה? האם אני יכול להעביר את זה לקולגה, שזה בעצם התפקיד שלו? האם אני יכול להעביר את זה לאחד מהעובדים שמדווחים אליי? ככה אני גם פעמיים מרוויח, גם זמן וגם ההעשרה וההכשרה של העובד, מה שמוביל להצלע צמחויות. אז באמת לא להתרגל ולא לרוץ ישר למשימה.

ממש, אני חושבת ש… וזה משהו שגם נאמר הרבה פעמים לאורך הפודקאסט הזה, הכי קשה לנו זה לעצור. זאת אומרת, אנחנו כל כך בלחץ וכל כך באוטומט, שאם אנחנו באמת מצליחים לעצור, אז כבר עשינו 90% מהדרך משם, הפתרונות של נביא תמיד יהיו יותר מדויקים וטובים.

איך לנהל את רשימת המשימות שלי בצורה יעילה?

כן, אז אני רוצה רגע לעבור לטיפים פרקטיים, במתודולוגיות, ויש לי שאלה אלייך, תוני. יאללה. את משימתית, זאת לא השאלה, אני בטוח, את משימתית. יש לך משימות, את מציבה לעצמך יעדים וגם עומדת בהן. איך את בכלל נתת את הרשימות משימות, אם בכלל?

אז לאורך השנים היו לי הרבה הרבה הרבה שיטות, והרבה דרכים. היום אני עצמאית, אז אני one woman show בתוך העסק שלי, עוד מעט אני כבר לא אהיה, כי האומץ כבר באמת מתחיל לעלות מאוד, אבל בינתיים יש לי שתי שיטות. כאילו יש לי שיטה שמורכבת משני חלקים, יש לי מחברת שהולכת איתי לכל מקום, מחברת אמיתית, פיזית, שאני כותבת בה, ודרך אגב, כשאני כותבת, כשאני משתמשת בכתיבה בעת וכותבת ממש, לא על מחשב, על דף, המוח שלי זוכר הרבה יותר טוב את המשימות האלה.

מדהים. את זה אני יודעת על עצמי. מדהים. זה משהו שהוא מאוד מאוד עוזר לי. אז זאת דרך אחת, וגם את כל הפגישות שלי, תוך כדי הפגישות, פגישות מנטורינג וסדנאות ואת הכול, אני כותבת לי notes, ואחר כך אני יושבת ומעבירה את הדברים שחשובים לי באמת, ואת המשימות, גם היותר ארוכות טווח שלי, למסמך, יש לי מסמך רץ כזה, מן אקסל אין סופי כזה, של מלא מלא תודו, שמחולק לי לפריוריטיז ולימים ולשבועות.

מדהים. כאילו טווח קצר וטווח ארוך, ואז אני מסמנת לי את הדברים האלה, והקסם במסמך הזה זה שכל שורה שסימנתי היא נעלמת, כאילו היא כאילו הידן. ואז אני לא רואה אותה יותר, שזה עושה לי נורא כיף, כי הרשימה… הדופמין… הרשימה מתקצרת זה, זה בדיוק משחרר דופמין, שזה החלק שהוא הכי כיפי, בדיוק.

למה מנהלים לא צריכים לנהל משימות בראש או במיילים?

לגמרי, אז את מצטיינת, אבל יוצא לי להתקל ביותר מדי מנהלים, שזה נשמע מפתיע, אבל הם מנהלים את הנשימות שלהם בראש. וואי, איזה אומץ קוגניטיבי מטורף. לגמרי, או בכל מיני פתקיות, או אפילו ברשימה במיילים. שמעתי מישהו שאמר, יש לי את המייל, כל הנשימות כבר מתועדות במייל. זה פשוט לא נכון, מכמה סיבות? א', יש אינסוף מיילים, וגם אם תצבע אותם, אז בתוך המייל יש כל מיני קריאותי פעולת וכיפרי דברים. יש המון דברים, יש גם פרסומות במייל, יש גם חברים שכותבים, יש מלא דברים במייל. ויש נשימות שגם לא בהכרח מגיעות מהמייל. נכון.

ולכן באמת, באמת חשוב לתעד. המתודולוגיה הבסיסית, לפני שאנחנו נכנסים לדברים לה, מתקדמים מה שנקרא, קודם כל לרשום, ממש לרשום במקום אחד, במחברת, בכלי יהודי, כי כמו שאמרת ממש נכון, המוח שלנו לא אמור לזכור את כל המידע הזה. יש רוחב פס, אנחנו משתמשים ברוחב פס הזה שלא לצורך. ואם אנחנו כל היום עסוקים, ומה המשימה שיש לי פה, ומה המשימה שיש לי שם, והאם פספסתי משהו, אז א', אנחנו כנראה נפספס, וב', אנחנו נהיה מותשים.

נכון, כי זה יוצר עומס רגשי מאוד מאוד מאוד גדול עלינו, זה ממש מטיש לנו את המיינד. אני חושבת שאחד הדברים שהכי קשים להתאושש מהם, זה שחיקה. מה שהכי אהבתי במה שאמרת, זה שהכל צריך להיות, הפאנל צריך להגיע לרשימה אחת, מקום אחד, שבו בסופו של דבר הכל מתועדף. עכשיו, זאת רשימה שהסדר במשתנה כל הזמן, בסדר, לי יש משימות מלפני חודשיים שעוד לא הגעתי אליהן, כי מה לעשות? כל הזמן דברים קורים, תודה אלוהים. בסדר, יום נכון.

אף אחד אני אגיע לשם, זה בסדר, אבל זה הכל באותו מקום. אם זה היה בכמה מקומות, לא הייתי יודעת אפילו שעדיין קיוויתי להגיע לשם. אז הכל צריך להיות באותו מקום, וזה השלב הראשון.

איך לא ליפול למלכודת של לסמן רק משימות קלות?

אני יודע על עצמי, אני אגב מטעד במחברת, אני עדיין באולד סקול, אני ממש אוהב את התחושה הזאת של להקיף את הכוכבית של המשימה, זה עושה לי משהו בגוף, אבל צריך להיזהר מזה. כי בסוף בסוף כשיש לנו רשימה אינסופית של משימות, שימי לב שמשימה שהיא פשוטה יחסית, לענות לאיזה מייל, לבצע איזה שהיא משהו שהוא דחוף להיום וממש קצר, זה שקול כביכול למשימה שהיא הרבה יותר תשתיתית והרבה יותר כבדה.

ואז אנחנו, בגלל שאנחנו מחוררים לדרופמין הזה, אנחנו עלולים לסמן ודווקא ולהימשך דווקא אחרי המשימות הקלות, בביצוע, או דווקא התחופות, ווואלה איזה יופי, סיימתי טרום בכמה משימות סימנתי. אבל בעצם נשארתי עם מלא עבודה, כי משימות תשתיתיות וכבדות, שהן כביכול שקולות, הן עוד שורה בטבלת האקסל, או עוד שורה במחברת, הן לא באמת בוצעו, והן נדחקות ונדחקות ונדחקות, ואנחנו חייבים לראות איך אנחנו שמים גם להן התייחסות. ולכן אני אומר, כשלעשות רשימה, בשלב הראשון זה נכון, אבל צריך לראות גם איך אנחנו מפורקים את הרשימה הזאת, איך מפורקים אותה לדחוף וחשוב. דיברנו על דחוף וחשוב, אנחנו צריכים לדעת איך אנחנו מפורקים את זה לדחוף וחשוב.

אז לא הזכרתי שבאקסל האינסופי הזה שלי יש צבעים למשימות, ויש צבעים לדברים שהם קטנים ופשוטים, ויש צבעים אחרים לפרויקטים שהם יותר ארוכים ויותר מורכבים. ואת הדברים המורכבים, לי יש כל יום, ממש זה ביומן שלי וגם בחיים עצמם, יש לי כל יום שעה של דיפ פוקוס, שזאת שעה לעשות את הדברים התשתיתיים, את כל התכנים שאני כותבת, את הסדנאות, את ההרצאות, כל הדברים האלה, אני צריכה להיות מרוכזת.

ולך אגב, יש לכל אחד מאיתנו חרונו טייפ שונה. אם אנחנו אנשים שיותר אנשי לילה או יותר אנשי בוקר, זה מאוד מאוד משפיע על האפקטיביות שלנו. אז אם אני לגמרי לגמרי בן אדם של בוקר, ואם אני אנסה לעשות את מה שאני עושה בבוקר בערב, זה ייקח לי חודש של ערבים. לפני שאני אספיק לעשות את מה שאני עושה בשעה אחת בבוקר.

איך להשתמש במטריצת אייזנהאואר לתעדוף משימות?

מדהים, אז באמת לדעת לנצל את האנרגיה שלנו בצורה נכונה, וגם מהנושא הזה של הצבעים, זה סופר חשוב, כי אני מניח שהסיווג שלך הוא לפי דחוף וחשוב, מה סובל דיחוי, מה לא סובל דיחוי, מה יותר אסטרטגי, מה יותר טקטי, וזה מאוד מאוד מתקשר למטריצה שלנו, למטריצת אייזנאוור, או סטיוון קובי, יש כמה מטריצות שפחות או יותר בסוף מדברות על אותו דבר. נגיד עליהן בכמה מילים, ונראה איך אנחנו שולבים את זה ברשימת המשימות האם סופית שלנו.

מה הן המשימות החשובות והדחופות שאסור לפספס?

אז מה שבגדול אומרת המטריצה הזאת, זה שיש לנו, תדמיינו כזה מטריצה של ארבעה ריבועים, כשהחלק העליון זה בעצם הדברים שדחופים, והחלק הימני זה החלקים שחשובים. עכשיו, בצד הימני עליון, יש לנו את מה שחשוב ודחוף, נכון? אז זה משימות קריטיות, שדורשות טיפול מיידי, כי אם לא נבצע אותם, אז יגרום לבעיות חמורות. למשל, כמו שאמרנו, לקוח אסטרטגי מתלונן על תקלה קריטית, או מענה למכרז גדול עם דדליין שמסתיים היום, או בעיה משמעותית שהתגלתה בצוות, כל מה שהוא דחוף ולא סובל דיחוי, זה בחשוב ודחוף.

למה משימות חשובות אבל לא דחופות הן הסכנה הכי גדולה?

אני ממשיך במטריצה, החלק הבא זה החשוב, אבל לא דחוף, זה בעצם הריבוע הימני למטה. אז זה משימות שהן חשובות ולא דחופות, כמו למשל, כמו שאמרנו, אני רוצה לבנות תוכנית פיתוח לקריירה, עבור המנהלים שמדווחים אליי. זה סופר חשוב, אבל לא בהכרח דחוף. פיתוח אסטרטגיית גיוס, לשבת עכשיו עם ה-HR, ולראות איך אנחנו גייסים את האנשים הנכונים עבורנו. מנטורינג שוטף לעובדים, כל הדברים האלה חשובים, לא דחופים, אז זה משימות שתורמות להצלחה ארוכת הטווח שלי ושל הארגון, אבל צריך לתכנן להם זמן יהודי.

נכון, עכשיו אני חושבת שבדיוק המשימות האלה הן הסכנה הכי גדולה. נכון, ממש. בגלל שהמשימות האלה שנוגעות לפיתוח עובדים, לפיתוח תכנים של הטווח הרחוק, לפיתוח אסטרטגיה, לשינוי המבנה הארגוני, כל הדברים האלה שאנחנו יודעים שהם חשובים, אבל השוטף ככה שוטף אותנו ביחד איתו, ואנחנו פחות מתייחסים אליהם. הסכנה היא שהדברים החשובים האלה נשארים חשובים והם נשארים על הדף, ואנחנו לא באמת מגיעים אליהם אף פעם. אז הקסם הוא לקחת את המשימות האלה ולפרק אותן למשימות יותר קטנות, ולשלב אותן בלוז השבועי שלנו. כי אם אנחנו לא נעשה את זה, הם פשוט יישארו על הדף לתמיד.

איך למנוע דריסה של זמן הפוקוס האסטרטגי ביומן?

זה ממש ככה, אנחנו דיברנו לפני ההקלטה על ה-back to back ביומן, שזה רעה חולה. ומי שמנהל שיש לו יומן שאין בו חורים לעבודה של פוקוס טיים, מה שנקרא דברים אסטרטגיים, הוא לא יצא מזה, הוא פשוט לא יצא מזה. מישהו ב-back to back, בישות ברצף, כל הזמן, קודם כל הוא לא מגיע לעבודה, הוא יתחיל לעבוד רק בערב, מה שאנחנו לא רוצים, ובאמת הוא לא משקיע בדברים אסטרטגיים, ולכן בעניין הזה הייתי ממליץ קודם כל לשלב בלוז שלי מקומות שהם איים כאלה לפוקוס טיים, שאני משקיע דברים אסטרטגיים.

ממש, וגם לא לדרוס אותם. לא לדרוס, ממש, כן, קל לדרוס. הכי קל לדרוס, וזה דרוש מאיתנו הרבה משמעת לא לדרוס את זה. המון המון המון משמעת, אבל אובר טיים, ממש רואים את הרווחים הגדולים ואת הפירוש של זה, תנסו את זה חודש ותגידו לי איך זה עובד לכם, מבטיחה לכם שזה עומד לשנות לכם לגמרי את המיינדסט. אחרי חודש אתם לא תוכלו לוותר.

איך שיטת Plan the Week עוזרת לשלוט בזמן?

אז כאן אני רוצה לעשות רפרנס לפרק אחר בפודקאסט הזה, שאני לקחתי ממנו הרבה השראה, כדי באמת להגיע למצב שבו אני מפנה זמן בלוז שבוע קדימה, יש את המתודולוגיה של plan the next week, שדיברת עליה. plan the week. plan the week, ואני מאוהב במתודולוגיה הזאת, כי כמה פשוט ככה חשוב וכמה קל. מה שאני עושה כשאני לוקח את ה-plan the week, אני אגב עושה את זה בימי חמישי אחר צהריים, אני מסמן אצלי יש לי כזה אקסל, שבו אני כותב, מי הם הלקוחות איתם אני רוצה להיפגש השבוע? יש לי עשרות לקוחות, ואני הייתי רוצה לשמוע על קשר עם כולם. אני לא יכול לעשות את זה כל הזמן ולכן אני מגדיר לעצמי אלו שניים שלושה לקוחות, שאני רוצה להיפגש איתם בשבוע הבא. מי הם העובדים שאני רוצה להיפגש איתם בשבוע הבא. וברגע שאני כבר מגדיר לעצמי את הדבר הזה, אני כבר מראש מזמן את הפגישה, בין אם זה עם עצמי, בלוז, ואני יודע שהדבר הזה הוא לא זז, זה קדוש למשימות האסטרטגיות.

מושלם, אז plan the week זאת המתודה שאני חיה לפיה ממש, ותודה על הרפרנס הזה. זה בפרק 4 אם אני לא טועה, קוראים לזה איך אני עושה שיהיה לי יותר זמן לעצמי. ואם אנחנו לא מתכננים את הזמן, אז הזמן שותה אותנו. אנחנו פשוט נשתפים על ידי השוטף, אנחנו עלה נדף ברוח, וזאת רוח של מישהו אחר, זאת לא הרוח שלנו. זה לא לוקח אותנו למקומות שאנחנו רוצים להגיע אליהם. אז אם אנחנו רוצים להשיג שליטה על החיים שלנו, אנחנו צריכים לתכנן את הזמן, וזה לא דורש מאיתנו הרבה, שעה אחת בשבוע, רגע לסרוק את השבוע הקודם, לזכור את השבוע הבא, להבין רגע, איפה אנחנו רוצים לשים את האנרגיה שלנו, והמטרה היא לא לעמוד בתכנון. לגמרי. המטרה היא לזכור את הדברים המרכזיים הכי חשובים שלנו, זה הסיפור כאן.

לגמרי, לגמרי, זה לזכור, וברגע שאני מודע לעצמי, אז יש סיכוי שאני גם מגיע לדברים האלה.

איך להתמודד עם משימות דחופות שלא באמת חשובות?

אני רק אשלים את המטריצה. כן, בטח. אז אנחנו דיברנו על הדברים שהם חשובים, אבל יש גם כמובן את החלק שלא חשוב, הצד השמאלי של המטריצה, אז ממש בכמה מילים, לא חשוב אבל דחוף, אז את צד שמאל למעלה של המטריצה, זה למשל, בעיות לוגיסטיות בפרויקט, חסר עכשיו לאחת העובדות שלי לפטופ, וצריך לדאוג לה מיד, אז זה לא ממש חשוב עכשיו ברמה שזה יקריס את הפרויקט, אבל זה דחוף, צריך לדאוג לזה. או טיפול במיילים אדמיניסטרטיביים, כל הדברים האלה, ההמלצה היא להציל סמכויות כמה שיותר, להעביר, ולהציל סמכויות, זה לא אומר בהכרח להעביר לאנשים שמדווחים אליך, זה אומר להעביר לאנשים שאחראים על זה, אז אם עכשיו יש עניין עם הלפטופ, אז תדאג שהצוות הייתי יעשה את העבודה שלו. אם יש איזה עניין שמנהל התמשרד, מנהל התמשרד יכול לעזור, אז להעביר. לא לא להשאיר הכל אצלי.

למה הצלת סמכויות היא המפתח להצלחה?

הצלת סמכויות זה משהו שאפשר לדבר עליו שעות שעות שעות, אבל צריך להבין שאני, המטרה שלי היא לא להשאיר הכל אצלי. כי אם אני אשאיר הכל אצלי אני קרוס. להפך אני חושבת שהמטרה היא שאני אעשה רק את הדברים שאני מומחית בהם, שרק אני יכולה לעשות אותם, ואת כל שאר הדברים שאחרים יכולים לעשות. קודם כל זה מעצים אנשים אחרים, וכולם רוצים לעזור ולעשות את התפקיד שלהם, ודבר שני, אם אני אעשה את התפקיד של כולם ואת המשימות של כולם, אני בחיים לא אגיע לעשות את התפקיד שלי כמו שצריך.

ממש ככה, וזה סופר חשוך. החלק האחרון במטריצה זה הלא חשוב ולא דכוף. שזה ממש, קודם כל, אני אתחיל באומר שדורם כאלה, לא חשוב ולא דכוף, לצמצם, לצמצם, לצמצם, לא צריך לעשות אותם, אם מישהו צריך לעשות אותם זה בטח לא אנחנו, אבל זו דוגמה, השתתפות במפגשים שאין להם ערך מבחינתי. וזמנתי, את יודעת כמה זמנות לכנסים אני מקבל, שזה לא בעצם, לא בעצם.

איך לדעת לאיזה פגישות אני לא חייב להגיע?

תעזוב כנסים, לכמה פגישות מסבילים אותך בשבוע שאתה לא חייב להיות בהם. חלק מפלנד הוויק, ואנשים יקרים זה דורש הרבה הרבה הרבה ענווה מה שאני אוכל להגיד, זה להסתכל על השבוע שלי ולחשוב לאיזה פגישות אני לא צריכה להגיע. מי יכול להגיע במקומי? אנחנו, יש איזה נושן כזה בעולם העבודה שככל שאני נוכחת ביותר פגישות, וגם אני הייתי בדבר הזה הרבה שנים, אז אני אומרת את זה פה אאוט לאוט ממש. אני פעם הרגשתי, יותר חשובה ככל שאני נמצאת ביותר פגישות. חבל, חבל, זה ממש לרדוף אחרי הזנב של עצמנו בלי להגיע לשום מקום. וואי, ממש. זה חסר תכלית.

כאילו תסתכלו על היומן שלכם, ותשאלו את עצמכם לאיזה פגישות אתם לא חייבים להגיע, זה יפנה לכם זמן לעשות את הדברים שחשוב באמת שתעשו. יש כאן עניין של אגו. המון, בטח, יש כאן עניין של לראות. יש כאן עניין של לראות. יש כאן עניין של תרבות אירגונית, יש כאן עניין של פוליטיקה אירגונית. בטח, בטח, זה נוגע בנו בהרבה מאוד.

אני רוצה להזכיר שבפודקאסט הזה אני כל הזמן אומרת אנחנו חיים את החיים האלה בשביל עצמנו, לא בשביל להרשים אף אחד, ולא בשביל שאף אחד יאהב אותנו. אני רוצה לקום בבוקר ולעשות את התפקיד שלי, באינטגריטי שלי, כמו שאני מאמינה שנכון, ולקדם את המטורות שלי. כשאני אעשה את זה, יעריכו אותי הרבה יותר, מאשר כשאני אהיה בפגישות שמישהו אחר יכול להיות שם במקומי. להיות שלם עם עצמי, בסוף היום. לדעת שבאמת עשיתי את המקסימום, ומה שעשיתי באמת תועיל, ויש לו הלימה עם הערכים שלי. זה הכי חשוב, זה הכי חשוב. כשאנחנו עושים את הדרך, ואנחנו בהלימה עם הערכים שלנו, אנחנו הולכים לישון, בסוף אני תמיד אומרת, אנחנו הולכים לישון עם הלב שלנו, ועם המצפון שלנו, ואם עשינו משהו שהוא לא בהלימה שם, אז אנחנו נשען חרף. חבל שאין אז דבר ממש קריטי לגוף שלנו. בגמרי.

איך להתמודד עם הצפה ולשמור על איזון נפשי?

מעולה. אז דיברנו על כלים לנהל את האנרגיה, ודיברנו על תיעדוף. בואו נדבר רגע על הסיפור הזה של הצפה. איך ממש מתמודדים עם הצפה? מה עוזר לך? כי אתה באמת בתפקיד, כאילו להיות מישהי אחראי על דליברי בארגון, זה להיות הפוקל פוינט של כל הלחץ, של כל הממשקים. וואי, ממש. זה לפעמים לפתוח את היום ולסגור את היום עם אסקלציות, זה המון פעמים, הלקוחות לא תמיד מבינים, וגם לא מעניין אותם שיש עוד המון לקוחות אחראיים שדורשים את ה… ברור, מה אכפת להם? ואם אתה לא תדע לנהל את הזמן שלך, אתה באמת תגיע לתחושה הזאת של הצפה, והצפה בניגוד לאומס בריא, זה כבר תחושה לא בריאה. זה אומר שאנחנו מגיעים למקום שאנחנו לא רוצים להגיע אליו.

איך מיינדפולנס ומדיטציה עוזרים להתמודד עם עומס?

ולכן, איך למנוע הצפה? אז אני אקח אותנו כאן למקומות שטוני ואני מכירים, מעבר לפודקאסט הזה, אני מדבר על אופמן קופמן, באופמן קופמן אנחנו קיבלנו המון כלים, בין היתר את כל הנושא של המיינדפולנס, אז אני משתדל כמה שיותר לפתוח את היום במיינדפולנס, שזה אומר, שקט עם עצמי, נשימות, הבנה של מה אני באמת צריך ומה אני באמת מצפה.

אני חושבת שזה נורא נורא חשוב. זאת אומרת, אני חושבת שמה שמאוד מאוד עוזר לי להגיע לתוצאות זה טקס הבוקר שלי, גם על זה יש פרק בפודקאסט, אני חושבת שזה פרק 20. ואני מספרת שם שאני עושה מדיטציה פעמיים ביום, עכשיו, כשאני מספרת את הדבר הזה, אז לפעמים אנשים מרימים גבה והם אומרים לי, אבל מתי יש לך זמן לעשות מדיטציה פעמיים ביום? אז אני רוצה להגיד שמי שאין לו זמן לעשות מדיטציה, הכי צריך לעשות מדיטציה, וזה לא, אני לא זוכרת שלמי הציטוט הזה, אבל זה משהו שאספתי מאיפשהו, זה לא שלי.

איזו אנרגיה מנהלים מביאים לצוות שלהם?

בסוף, כשאני קמה בבוקר, ואני רגע נושמת ורגע חושבת, מה המטרות שלי היום? מה החשוב שאני אשיג היום? מי אני רוצה להיות היום בעולם? עם איזה וייב אני רוצה להגיע לצוות שלי? אתם יודעים הרי שלמנה