ניהול זמן מותאם אישית - איך להפסיק לרדוף אחרי הזנב של עצמנו

טוני ערד פליק: היי, אתם מאזינים לפודקאסט From Manager to Leader, הפודקאסט למנהלים שרוצים לעשות את קפיצת המדרגה, אל הובלת החיים, הקריירה והאנשים שלהם להצלחה והגשמה בעזרת כלים מעולמות הפיתוח, הפסיכולוגיה והתודעה. אני טוני ערד פליק, מנחת הפודקאסט הזה, מנטורית ומלווה מנהלים, מנהלת פיתוח בכירה עם ניסיון של למעלה משני עשורים בהייטק, מרצה ומנחת קבוצות של מכון אדלר ובעיקר סקרנית ולמדנית נצחית. אם אתם מנהלים שרוצים להתקדם, להשפיע ולייצר הצלחות, וגם לחיות את החיים האלה בטוב, למצוא את האיזון וליהנות מהדרך, הגעתם למקום הנכון.

טוני ערד פליק: היי מנהלים ומנהלות יקרות, יוצא לי בזמן אחרון לדבר הרבה על ניהול זמן, עם מנהלים ומנהלות ובסדנאות בארגונים, וכל פעם אני פוגשת מחדש את הקושי לנהל את הזמן שלנו באופן אפקטיבי. ומצד שני, אני יודעת ורואה שבכמה צעדים פשוטים, אפשר מאוד לפשט את זה ולהתאים את ניהול הזמן אל האדם ואל הצרכים שלו או שלה. אז אחת הסדנאות שאני באמת מקבלת להכיר בפידבקים, היא הסדנה ניהול זמן מותאם אישית, ואנשים באמת עושים שם שינויים קטנים, שהאפקט שלהם הוא מאוד מאוד גדול על החיים שלהם. אז אולי תגידו, מה כבר חדש? הרי אין חדש תחת השמש. ואני אגיד לכם, נכון, אתם צודקים, אבל הסדנה הזאת מציעה מגוון גדול של כלים, שכל אחד יכול להתאים לצרכים שלו או שלה, ואת האימפקט של זה פשוט רואים בשטח. אז בפרק הזה אני רוצה לתת לכם טעימה מהסדנה הזו, ולעזור לכם רגע לחשוב מחדש על הדרך שלכם לנהל את הזמן, בצורה שהכי מתאימה ומדויקת עבורכם.

המטרה האמיתית של ניהול זמן

טוני ערד פליק: אז נתחיל מהמטרה. המוטיבציה שלנו לנהל את הזמן יותר טוב, היא בדרך כלל להפסיק לרדוף אחרי הזנב של עצמנו. בדרך כלל אנחנו מגיעים לזה כשאנחנו כבר עייפים, או מותשים, או אפילו שחוקים. אבל המטרה האמיתית של ניהול זמן, היא לא להספיק יותר משימות, ולא לעשות יותר ממה שאנחנו עושים. כי אנחנו לא באנו לכאן כדי להיות אוגרים שרצים על מריצה. המטרה של ניהול זמן היא לחיות בטוב, היא להיות רגועים, היא להרגיש שאנחנו בשליטה. והכי חשוב, היא לעשות את מה שאנחנו אוהבים לעשות, את מה שמחזיר לנו אנרגיה, את מה שמספק אותנו, את מה שמשמח אתנו. המטרה של ניהול זמן, היא ללכת לים, היא להתאמן, היא לבלות עם חברים, היא לעסוק בהוביז שלנו. המטרה היא גם להגיע לילדים שלנו כשאנחנו רגועים, ולא כשאנחנו כבר עצבנים וחסרי סבלנות. ואם אתם שומעים את זה וחושבים, מאיפה יש לי זמן ללכת לים, או לעשות ספורט, אז אני אגיד לכם, שלכולנו יש 24 שעות ביממה, וזמן זה לא משהו שיש, זמן זה משהו שאנחנו עושים.

האתגרים של ניהול זמן בעידן המודרני

טוני ערד פליק: אז באמת מעולם לא היינו בעידן, שהיה כל כך קשה לנהל את הזמן. אם פעם היו בלת״מים לעיתים, היום כל נוטיפיקציה מכל אפליקציה בטלפון היא בלת״מ. כולנו זמינים כל הזמן, וכולנו מתקשרים עם כולם כל הזמן. ואם לוקחים בחשבון, שגם קצב השינוי של העולם, כל הזמן עולה, ואנחנו כל הזמן צריכים להתגמש, ולהסתגל מחדש, אז גם זה מביא עוד הרבה מאוד תקשורת. אז אנחנו מוצפים במידע, ומוצפים במשימות, הרבה מעבר למה שאנחנו מסוגלים להכיל, וזמן הקשב והפוקוס שלנו, הוא הכי קצר שהוא היה אי פעם. אנחנו רוצים הכל עכשיו, כאן ומהר, ומאוד מאוד קשה לנו להקשיב. והקשב שלנו התקצר, בגלל שאנחנו מאוד מאוד מאוד מוצפים.

טוני ערד פליק: כדי לנסות להתגבר על הקושי שלנו, לנהל את הזמן, אנחנו עושים המון המון טעויות. אנחנו לא ישנים מספיק, גם אם אנחנו יודעים ששינה, זה אחד התהליכים הכי חשובים, לבריאות המוח והגוף שלנו, וששיטת העינויים העתיקה ביותר, היא מניעת שינה, כי פשוט המוח שלנו הופך לפיתה. אנחנו חושבים שאנחנו עושים מולטיטאסקינג, ומלחיצים את עצמנו, למקבל מלא מלא מלא משימות. כשבמציאות המוח שלנו עובד באופן תורי, ובכל זמן נתון, המוח שלנו יודע לעבד גירוי אחד בלבד. זה נכון שהמוח שלנו יודע לעבור מאוד מהר בין גירויים, אבל הוא יודע לעבד גירוי אחד בלבד. אז אנחנו יכולים גם ללכת, וגם להאזין לפודקאסט, אבל זה רק בגלל שאחת מהפעולות האלה, נעשות באופן אוטומטי. אבל אם ננסה לקרוא ספר, וגם לכתוב סיכום, מוח תקין לא מסוגל לעשות את שניהם ביחד. ומה שיקרה, זה שגם ייקח לנו הרבה מאוד זמן, גם נעמיס על עצמנו, הרבה מאוד קונטקסט סוויץ', וגם הזמן שיקח לנו להשלים את המשימות, יהיה מאוד ארוך, והאיכות של המשימות האלה תיפגע.

טוני ערד פליק: עוד טעות שאנחנו עושים, היא שאנחנו לא לוקחים הפסקות, כי אנחנו חייבים לרוץ לדבר הבא. וכשאנחנו כן לוקחים הפסקות, מה אנחנו עושים? אנחנו נכנסים לרשתות החברתיות, ושמים את הקשב שלנו בחסדי החברות הכי הכי גדולות בשוק, שמעצבות לנו את התודעה, ועושות הכל כדי שלא נצא מרשתות החברתיות. ואז במקום להרגיש שאנחנו, כי לקחנו הפסקה הרי, אנחנו מרגישים עוד יותר עמוסים ועוד יותר מוטרדים.

תכנון זמן ויומן מסונכרן

טוני ערד פליק: אז בואו נדבר על איך להפסיק להיות עבד של הזמן, ולרדוף אחרי הזנב של עצמנו. אז באמת הכל מתחיל בתכנון זמן, אבל תכנון הזמן כמו שמתאים לנו, בהתאם לצרכים שלנו. מחקרים מראים שההשקעה של שעה אחת בשבוע, של תכנון זמן, מחזירה לנו חמש שעות פרודוקטיביות של עשייה. מתאים לכם לקבל עוד חמש שעות בשבוע? זה חצי יום, זה המון. אז על תכנון זמן כבר דיברתי בפרק הרביעי של הפודקאסט, זה באמת נושא שמעסיק אותי כבר הרבה זמן, ואני ממליצה לכם להאזין. אני רק אזכיר שמה שלא נמצא ביומן, פשוט לא קורה. למה? כי השוטף שוטף הכל. אנחנו תמיד נרוץ אחרי מה שנראה לנו כרגע הכי דחוף, ולאו דווקא דחוף לנו, לפעמים זה הכי דחוף למנהלים שלנו, או הכי דחוף לעובדים שלנו, ולשאר אנשים סביבנו. אז חשוב לתכנן את הזמן, אבל חשוב גם לזכור שהמטרה של תכנון זמן, היא להדגיש לנו את מה שחשוב לנו, את סדרי העדיפויות שלנו. אבל התכנון הוא בסיס לשינויים, המטרה היא לא לעמוד בתכנון, אלא לזכור מה תכננו כעוגן, למה שחשוב לנו, ואז להתגמש לפי השינויים, ולפי מה שקורה במציאות.

טוני ערד פליק: אז לא רק שצריך לתכנן, ולא רק שהכל צריך להיות ביומן, אם יש לכם כמה יומנים, אז כל היומנים צריכים להיות מסונכרנים, למקום אחד, ליומן אחד, שבו תוכלו לראות הכל. כי כשאנחנו מדברים על תכנון זמן, ועל ניהול זמן, אנחנו מנהלים את הפוקוס ואת הקשב שלנו. וככל שיהיה לנו מקום אחד, שאנחנו נוכל לראות בו את כל המידע, אנחנו נשקיע פחות אנרגיה, ואנחנו נהיה יותר רגועים. אז כל הפגישות וכל האירועים, במקום אחד.

זמן הפוקוס והכרונוטייפ שלנו

טוני ערד פליק: כשאני מתכננת את הזמן שלי, אני מתכננת הכל, ממש כמו שפרטתי בפרק הקודם, בפרק ארבע. אבל אני גם לוקחת בחשבון בתכנון שלי, את זמן הפוקוס שלי. ועל זה אני רוצה להגיד לכם, שלמוח שלנו יש זמן קסם. זמן שבו המוח שלנו באופן טבעי, נמצא בפוקוס ובהשראה. ובזמן הזה, בשעה אחת, אנחנו מסוגלים להפיק פי חמש עשרה, ממה שנספיק לעשות בכל זמן אחר. להרבה מהאנשים, הזמן הזה הוא בבוקר. לטיפוסי לילה, הזמן הזה הוא מאוחר יותר בערב, או ממש ממש בלילה. וחשוב שנדע מה הכרונוטייפ שלנו. כלומר, אם אנחנו טיפוסי בוקר, או טיפוסי לילה. כדי שנדע לנצל את זמן הפוקוס שלנו כמו שצריך.

טוני ערד פליק: אני טיפוס של בוקר, ותמיד הייתי. תמיד הייתי מגיעה מוקדם מאוד לעבודה בבוקר, ומנצלת את השעה הראשונה של היום, למשימות שדורשות ממני העמקה ומחקר והשראה. השעה הזאת זו שעת הפוקוס שלי, והיא גם נמצאת ביומן. זו שעה אחת ממוקדת עם עצמי, שאני לא מסוגלת לעשות בהמון המון שעות, שאני אשקיע אחר צהריים או בערב. את השעה הזאת אני מתחילה בלשאול את עצמי, איזה תוצאות אני רוצה להשיג היום. ומה התוצאה שתעשה הכי הרבה אימפקט. בסוף, זה מה שהכי חשוב. אז אני עוברת על כל המשימות שלי לאותו יום, ומתחילה מהמשימות שהכי קולות עבורי, להתחיל איתן את היום. ואז בעצם היום מתחיל בתחושה של הישג ושל סיפוק. כי כבר עשיתי וי על חלק ממה שמאוד מאוד חשוב לי, להשיג היום.

טוני ערד פליק: אחת הטעויות הכי שכיחות שאני פוגשת אצל מנהלים ומנהלות, זה שהם מתחילים ומתחילות את היום, עם הטודוליסט שלהם. עם אימיילים, עם לינקדאין, עם סלאק, עם ווטסאפים, עם כל מה שהעולם צריך מהם. וזה ממש חבל. כי אז באמת מפספסים את הזמן פוקוס הזה. ואני אגיד לכם יותר מזה. הדבר הראשון שהרבה מאוד אנשים עושים כשהם מתעוררים בבוקר, זה להושיט יד לפלאפון, להיכנס לרשתות חברתיות ולאימייל ולחדשות, ולשאר הדברים שבאמת מלכלכים לנו את התודעה. וזה ממש חבל, כי התודעה שלנו, שהייתה דף נקי וחלק מהלילה, שהייתה מלאה ביצירתיות, בפתרונות ובהשראה, היא כבר נחטפה. היא נחטפה להתעסק בחיים ובחוויות ובדאגות של אחרים. וזהו, והיא כבר לא תהיה נקייה עד הפעם הבאה שנקום בבוקר. ואני יודעת שזה יכול להישמע קיצוני. אבל אני ממש לא ממליצה להושיט את היד אל הטלפון בבוקר, ואם כן, אז מקסימום כדי לראות מה השעה. אני לא נכנסת לרשתות חברתיות ולא קוראת אימיילים לפני שעת הפוקוס שלי, בגלל שבשעה הזאת אני באמת משיגה את התוצאות האמיתיות של החיים שלי. אז אני ממש ממליצה לכם לבדוק מתי אתם הכי בפוקוס, ולהקדיש את הזמן הזה לתוצאות שאתם רוצים להשיג. ואם עולה בכם השאלה, אבל אצלי אי אפשר, כי זמן הפוקוס שלי הוא ב-11 בבוקר כשכולם כבר עובדים.

ניהול פגישות ויומן פרואקטיבי

טוני ערד פליק: אז תשאלו את עצמכם איך כן אפשר. אולי זה לא יהיה כל יום, אולי זה יהיה בימים שאתם עובדים מהבית ולא כשאתם נמצאים במשרד. ואולי כשאתם נמצאים במשרד תוכלו להתבודד באיזה חדר צדדי. תקשיבו, זה באמת אחד ההרגלים שהכי מייצרים תוצאות. אז ממש ממש כדאי לחשוב איך כן. אז זה זמן הפוקוס שנמצא אצלי ביומן תמיד, יש לי כל יום שעה אחת של שעת פוקוס עם עצמי. ואת השעות להשקיע בפגישות, הן דווקא השעות שבהן אנחנו פחות מרוכזים. כי האינטראקציה והדינמיקה והעבודה עם אנשים סביבנו היא זאת שממקדת אותנו. וגם אז הפוקוס שלנו לא תלוי במשמעת שלנו.

טוני ערד פליק: עוד משהו על היומן, אם היומן שלכם מרוצף בפגישות בק טו בק טו בק, זה ממש מתכון לסטרס ולתודעת לא מספיק. כי במהלך היום יש המון בלת״מים. ובק טו בק טו בק לא מאפשר לנו להגיב לשינויים. אז אני ממש ממליצה לבחון מחדש, כל שבוע מחדש, איזה פגישות היו יכולות להיות אימייל, לאיזה פגישות אתם לא חייבים להגיע. אולי אפשר לשלוח אחרים לפגישות האלה. איך אפשר לנהל את הזמן בצורה פרואקטיבית ולא רק להגיב להזמנות של אחרים, ממקום של תחשבו מה אתם רוצים לייצר ולאיזה תוצאות אתם רוצים להגיע. ולכמה פגישות אתם מגיעים שלא משרתות את המטרות שלכם.

סיכום והזמנה לסדנה

טוני ערד פליק: אז דיברנו על ניהול הפוקוס שלנו, וגם על ניהול היומן שלנו, ועל לנהל את הכל במקום אחד, ונתתי כאן כמה כלים, אבל זאת באמת רק טעימה מסדנה שלמה, שיש בו עוד המון המון כלים של ניהול היומן, הרשימות, ובעיקר את התודעה שלנו. כי לנהל זמן זה לנהל את האנרגיה, ואת הפוקוס ואת הקשב שלנו. זה למצוא את מה שמתאים לנו, ואני אומרת לכם, זה פשוט מדהים אותי מחדש, כל פעם לראות איך שינויים קטנים עושים אימפקט מאוד מאוד מאוד גדול בחיים שלנו.

טוני ערד פליק: בסדנה שהנחיתי ממש לפני כמה ימים, מישהי אמרה שזאת הפעם הראשונה שהיא הבינה שניהול זמן זה כדי לעשות אימפקט, ולא כדי לעשות יותר משימות. ומישהו אחר אמר שהוא הולך להוריד את כל הנוטיפיקציות מהטלפון שלו, ואתמול הוא התקשר אליי ואמר לי שזה פשוט עובד כמו קסם, והוא לא יודע למה הוא לא עשה את זה קודם. אז זה באמת מדהים. יש הרבה דברים שאנחנו יכולים לעשות כדי לנהל את התודעה שלנו, ולחיות יותר טוב. ויש לנו בחירה בין הרבה כלים פשוטים שעושים את ההבדל. אז אם זה נשמע לכם מעניין, וגם אתם רוצים להשתתף בסדנה כזאת, אז תיצרו קשר ונדבר, ואם יש לכם שאלות, אז אני כמובן תמיד פה.

טוני ערד פליק: תודה שהקדשתם את הזמן להאזין לפרק הזה. אני אשמח לדעת מה חשבתם. מוזמנים לכתוב לי וליצור קשר בכל אחת מהמדיות בתיאור של הפודקאסט. ואם אהבתם, מוזמנים לשתף את מי שהפרק הזה יכול לעזור לה או לא, להוביל את החיים שלהם להצלחה ולחיים טובים ומאוזנים יותר. נתראה בפרק הבא.